Een complete gids voor payroll

Payroll is meer dan alleen het op tijd betalen van de salarissen van medewerkers.

HR-professionals zijn elke maand bezig met het beheren van salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden, de uitbetaling van vakantiegeld en ziektegeld en nog veel meer. Voor internationale bedrijven is het nog ingewikkelder. Dan heb je te maken met een salarisadministratie voor meerdere landen, waarbij je ook nog eens rekening moet houden met de arbeidswetgeving in alle afzonderlijke landen.

Daarom hebben we een handig overzicht gemaakt van payroll services.

Wat is payroll?

Payroll omvat alles wat te maken heeft met hoeveel jij je personeel betaalt, niet alleen het salaris maar ook de secundaire arbeidsvoorwaarden en de belastingen die zijn verschuldigd aan de lokale belastingdiensten.

Payroll

Werkgevers moeten de salarissen van hun medewerkers correct uitbetalen, op de dag die in hun contract is vastgelegd. Als ze dat niet doen, heeft dat niet alleen gevolgen voor de werknemers. Payroll is gebonden aan wettelijke voorschriften en als je je daar niet aan houdt, riskeer je een straf of een boete.

Payroll accounting kan handmatig worden gedaan of geautomatiseerd met salarisadministratie software. Daarom wordt het meestal door een accountant gedaan. Je kunt ook de salarisadministratie uitbesteden aan een payrollbedrijf.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

De meeste bedrijven bieden hun werknemers extra voordelen bovenop hun salaris. Dat kunnen ook zaken zijn zoals verlofregelingen, pensioen of een auto van de zaak.

Werkgevers moeten alle secundaire arbeidsvoorwaarden die aan medewerkers zijn verstrekt aan het einde van het boekjaar doorgeven aan de belastingdienst. Bovendien moet de payroll manager ervoor zorgen dat alle werknemersvoordelen nauwkeurig worden gerapporteerd.

Verlof

Het is belangrijk om al het verlof van medewerkers bij te houden, of het nu gaat om ziekteverlof, vakantiedagen of ouderschapsverlof. Door payroll en HR te integreren en je data en spreadsheets op elkaar af te stemmen, kun je veel tijd besparen.

Met HCM-systemen (Human Capital Management) zoals SuccessFactors, Workday en Kronos Human Capital is het gemakkelijk om je payroll te beheren. De kans op fouten wordt dan veel kleiner en het payrollbeheer wordt nauwkeuriger.

Belasting- en arbeidswetgeving

Internationale salarisadministratie is niet eenvoudig. Andere landen hebben soms ingewikkeldere belastingregels. Als je de payroll voor meerdere landen uitbesteedt, hoef je je niet te verdiepen in al die verschillende, internationale belastingwetten en heb je dus minder stress.

Ook de arbeidswetgeving is van belang. Die kan van land tot land verschillen en verandert bovendien regelmatig. Dat is voor payrollmanagers een hele kluif, zeker als het om meerdere landen gaat.

Voor bedrijven die over de hele wereld actief zijn, kan het uitbesteden van payroll management aan specialisten op het gebied van regionale belasting- en arbeidswetgeving uitkomst bieden.

Hoe zit het met flexibele werknemers en
zzp’ers?

We worden steeds meer een ‘gig economy’ en dat is ook van invloed op de salaris run. Er komen meer tijdelijke medewerkers op de loonlijst en hun rechten veranderen.

Veel zzp’ers profiteren nu van secundaire arbeidsvoorwaarden waarvoor ze in het verleden niet in aanmerking zouden komen. Payroll managers moeten dus goed in de gaten houden welke secundaire arbeidsvoorwaarden beschikbaar zijn en ervoor zorgen dat hun payrollsystemen deze nieuwe trend aankunnen.

Waarmee moet je rekening houden bij het kiezen van payroll?

Internationale payroll

Het beheer van internationale payroll is niet eenvoudig. Je hebt te maken met juridische en culturele verschillen en uiteenlopende vereisten op het gebied van compliance en datakwaliteit.

We hebben een enquête gehouden onder internationale payrolldeskundigen om erachter te komen welke 48 landen voor de grootste uitdagingen zorgen op het gebied van payroll. Lees de resultaten in ons Global Payroll Complexity Report hier.

Gebruikerservaring

Betrouwbare payroll wordt eenvoudiger met software die is geïntegreerd met HR en die flexibiliteit biedt voor de gebruikers. Maar hoe stel je dit in zonder de bedrijfsactiviteiten te onderbreken?

Om je daarbij te helpen, hebben we een whitepaper gemaakt waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe je een businesscase opstelt voor jouw payrolltransformatie. Deze vind je hier.

Hoe kan ik mijn huidige payrollsysteem verbeteren?

Voor een systeem dat nauwkeurig, betrouwbaar en op tijd werkt, kun je je payrollproces koppelen aan je tijdregistratie- en HR-services.

Ga naar deze pagina’s voor meer informatie over hoe Alight NGA HR jouw payroll kan transformeren: