Technology

Top 5 tips voor het testen van gebruikersacceptatie

Het bedrijfsleven verandert dagelijks en bedrijven willen ervoor zorgen dat hun HR-systemen de betrokkenheid van werknemers kunnen optimaliseren. Daarom kijken ze vaak naar de implementatie van Human Resources Information Systems (HRIS). Ongeacht het platform, vereisen alle digitale transformatieprojecten Gebruikers Acceptatie Testing (GAT). In dit artikel bekijken we 5 toptips voor GAT.
Wil je daarnaast weten hoe je het beste (HR) veranderingen communiceerd met je collega’s? Bekijk deze webinar!

Er is een grote verscheidenheid aan HRIS-platforms op de markt. Sommigen ondersteunen het volledige ‘hire to retire’ proces, terwijl anderen zich concentreren op specifieke elementen van het Human Experience Management (HXM).

Het goed doen is erg belangrijk, omdat het een groot deel kan uitmaken van de ervaring en betrokkenheid van werknemers.

Er wordt gezegd dat organisaties die uitzonderlijke werknemerservaringen leveren betere bedrijfsresultaten behalen en beter presteren dan de concurrentie. Uit een Gallup-studie bleek dat bedrijven met de meest betrokken werknemers 20% hogere productiviteit en 21% hogere winstgevendheid hadden vergeleken met de bedrijven met de minst betrokken werknemers.

Trends

Veel bedrijven willen de betrokkenheid van werknemers en de werkverdeling verbeteren. Automatisering en digitalisering worden snel een topprioriteit voor organisaties van elke omvang.

Deze trend wordt scherp waargenomen binnen Human Resources. We zien dat organisaties investeren in mensen, processen en systemen om de werknemerservaring te verbeteren.

Sommige fasen van een HR-transformatieproject zullen echter onbekend of ontmoedigend aanvoelen. Het is niet elke dag dat een organisatie een nieuw HR-platform implementeert.

Er zijn echter fasen van het project die essentieel zijn om de eerste keer goed te doen. GAT is daar zeker een van en hier zijn onze top 5 tips voor succesvolle GAT:

1. Speel (veel) met het systeem

Een van de grootste fouten die we horen, is dat klanten na het live gaan problemen ondervinden die ze tijdens het project niet hebben opgepikt.

Dit komt meestal omdat ze niet genoeg tijd in het systeem hebben doorgebracht om verschillende scenario’s te testen en te valideren. In plaats daarvan volgen ze vooraf voorbereide testscripts die zijn ontworpen om basistransacties te testen.

De meeste systemen zijn ontworpen om meerdere opties mogelijk te maken om hetzelfde resultaat te bereiken, dus wees dapper en verken het systeem.

Probeer de dingen op een verschillende manieren te laten gebeuren (hint – dit zal je helpen je trainingsaanpak te definiëren!).

2. Betrek de juiste mensen in GAT

Het is cruciaal om de juiste mensen op het juiste moment te betrekken. Vakdeskundigen moeten vanaf het begin betrokken zijn en nauw betrokken zijn bij zowel de ontwerp- als de testfase.

Belangrijke zakelijke belanghebbenden en veranderkampioenen moeten ook worden betrokken, maar niet te vroeg. Dit zorgt ervoor dat je ze op het juiste moment in de juiste context betrekt.

Het zorgt ervoor dat je niet alleen nieuwe processen voor jezelf valideert, maar ook dat de feedback die je krijgt nuttig is.

Als gevolg hiervan worden ze voorstanders en promotors van de nieuwe oplossing. Om verandermanagement te laten slagen, heeft een geweldige oplossing een hoge acceptatiegraad nodig.

3. Wijs voldoende tijd toe voor GAT

Een goede GAT wordt niet binnen een dag of twee behaald. Zorg er bij het plannen van het project voor dat er voldoende tijd is om te testen.

Vergeet niet rekening te houden met feestdagen, jaarlijks verlof, concurrerende projecten en andere zakelijke initiatieven.

Het is beter om een week of twee later live te gaan dan om na de livegang te worstelen met defecten en / of slechte processen. Door live te gaan met defecten kan dit de reputatie en acceptatie van de oplossing waar je zo hard aan heeft gewerkt, beïnvloeden.

4. Gebruik het probleemlogboek

Documenteer alles. Zorg ervoor dat al jouw bevindingen worden vastgelegd en overhandigd aan de implementatieconsultant.

Bewaar de bevindingen niet op je eigen laptop, want je krijgt tientallen afzonderlijke bestanden van elke tester.

Maak één globaal document en maak het toegankelijk voor alle testers in een toegankelijke samenwerkingsruimte.

Goed bestuur betekent dat alle risico’s, acties, problemen en beslissingen tijdens het project worden gevolgd en opgelost. Dit schept vertrouwen bij alle belanghebbenden bij de ‘Go / No Go’-beslissing voor go-live.

5. Wees betrokken en denk mee

Het implementeren van een nieuwe oplossing kost tijd, toewijding en jouw expertise. Werk samen, valideer en zorg ervoor dat iedereen zijn rol begrijpt en wat hij of zij moet meebrengen naar het project.

Deel openlijk en doe vroeg mee. Zorg ervoor dat jouw team de processen begrijpt en de beslissingen kent die je hebt genomen, zodat ze het goed kunnen testen.

Patryk Kurkowski, Functional Consultant / Lead Specialist, Alight | NGA HR