Covid-19

Shift planning en het op afstand registreren van werkuren

Bekijk ook deze webinar over workforce planning.

Het lijdt geen twijfel dat de COVID-19-pandemie een uitzonderlijke gebeurtenis is met vele gevolgen. Bedrijven die normaal gesproken ploegen plannen of werkuren fysiek vastleggen, moesten zich aanpassen en hun werknemers op afstand managen.

Snel efficiënte oplossingen vinden, kan een grote uitdaging geven. Zeker als een groot deel van het personeelsbestand vanuit huis werkt.

Deze bedrijven hebben hun shifts en services moeten herplannen. Vooral door de veranderingen in vraag in zeer korte tijd. Supermarkten veranderden bijvoorbeeld hun roosters, gezondheidsdiensten verhoogden hun personeelsbestand en zelfs fabrieken moesten productieverschuivingen opzetten die voorheen niet bestonden.

Tijdens lockdown en erna hebben we gezien dat veel bedrijven zich hebben gericht op het organiseren van zichzelf (meestal op een zeer agile manier) om hun werknemers met weinig overlast buiten hun fysieke werkplek te laten werken.

Aan het begin van de pandemie zeiden HR-directeuren tegen ons dat hun belangrijkste zorg niet alleen was om werknemers toegang te geven tot computers en systemen, maar ook het extra snel opstellen van beleid en processen, zodat mensen konden blijven werken.

In Spanje bijvoorbeeld realiseerden veel bedrijven zich nadat de eerste schok was weggeëbd, dat ze om te voldoen aan Koninklijk Besluit-Wet 8/2019 een digitale tool moesten vinden waarmee ze op afstand uren konden loggen. Omdat ze voorheen sterk afhankelijk waren van fysieke machines en systemen om in en uit te klokken.

Terug aan het werk

De volgende stap, die veel bedrijven momenteel doen, is het regelen van de terugkeer van werknemers naar hun werkplek.

Velen hebben bewezen dat ploegendienstplanning erg belangrijk is. Het is cruciaal voor bedrijven die zich snel moeten aanpassen aan veranderingen in zowel de vraag als nieuwe COVID-19-regelgeving.

Grote retailers, die normaal gesproken jaarlijks met kleine aanpassingen ploegen zouden hebben gepland, moesten hun planningen snel drastisch wijzigen. We zijn bij veel gelegenheden gevraagd om oplossingen voor deze uitdagingen te vinden.

In kantoren en fabrieken waar geen ploegendiensten bestonden, moesten ze het personeelsbestand in twee of zelfs drie ploegen verdelen. Dit vermindert het aantal mensen dat tegelijkertijd op een werkplek zit om sociale afstand te houden.

Dit benadrukt enkele van de vele voordelen die ploegendienstplanning voor een bedrijf kan opleveren. Het betekent dat werktijden flexibel kunnen zijn, zodat ze kunnen inspelen op de behoeften van de klant en / of schommelingen in de productie. Wijzigingen kunnen ook worden aangebracht door veranderende omstandigheden of voor mensen die ziek zijn.

Om deze reden wordt het hebben van flexibele en intelligente softwareplanningstools in plaats van simpelweg een concurrentievoordeel, een noodzaak.

We hebben meer dan 20 jaar ervaring in het implementeren en onderhouden van software voor de service-, productie- en productiegebieden van SAP-oplossingen. En meer recentelijk voor SuccessFactors en Kronos.

Bekijk ook deze webinar over workforce planning.

Registeren van werktijden en ploegplanning

We bieden applicaties waarmee medewerkers eenvoudig werktijdgegevens van hun computer of mobiele apparaat kunnen overbrengen. Dit samen met de regels en goedkeuringsstromen die bedrijven nodig hebben.

Voor ploegendienstplanning zijn we een van de selecte bedrijven die met Kronos werken. Kronos is een wereldleider op het gebied van tijdmanagement en in het bijzonder ploegplanning. Het is een native cloud-oplossing die toegankelijk is via internet. Gebruikers kunnen verbinding maken vanaf elk apparaat in een standaard webbrowser.

Het heeft geweldige functionaliteiten voor automatische ploegplanning, inclusief kunstmatige intelligentie-mogelijkheden die de planning optimaliseren.

In de detailhandel kun je bijvoorbeeld snel zien hoeveel kassamedewerkers en voorraadmedewerkers er op een bepaald moment moeten zijn. En zelfs wat voor personeel er nodig is in een specifieke sectie / afdeling.

Naast deze automatisering gaat Kronos heel goed om met uitzonderingen. Als een medewerker zegt niet in staat te zijn om naar het werk te gaan, kan het systeem een lijst voorstellen met de meest geschikte medewerkers om de afwezige medewerker te vervangen. Dit op basis van vastgestelde criteria, waaronder het naleven van arbeidsregels die het bedrijf heeft opgesteld.

Een van de sterke punten van onze oplossingen is de mogelijkheid om te integreren met de bestaande HR- en salarisbeheerhulpmiddelen van een bedrijf. Ze kunnen natuurlijk worden geïntegreerd met SAP of SuccessFactors, maar ook met andere tools die al zijn geïmplementeerd.

Roberto Reguera – Business Development Manager