Covid-19 Payroll

Pandemie of niet, de payroll moet blijven draaien

Dan Wilson, UK country manager, Alight | NGA HR

Payroll is nooit eenvoudig geweest. Ik denk dat we het erover eens kunnen zijn dat er niet eerder een tijd is geweest waarin multi-country payroll de payroll community meer uitgedaagd heeft dan nu.

Als payrollprofessionals moeten we altijd klaar staan voor nieuwe belasting- of wetswijzigingen. Maar plotseling worden we in een periode gestort waarin we letterlijk niet weten welke veranderingen er aan het eind van de dag kunnen gebeuren. De uitdaging is enorm.

Alle ogen zijn gericht op de payrollteams om salarissen, cheques en loonstroken te bezorgen. Deze moeten alle wijzigingen weerspiegelen (inclusief gepland), nauwkeurig en compliant zijn. Weg van de ogen van de wereld, is dit proces beladen met administratieve taken.

Administratief werk dat niet kan worden geautomatiseerd. Er zit niets anders op dan de salarisgegevens te wijzigen en handmatig te verwerken. In de meeste gevallen moet er nog overeenstemming worden bereikt over rapportagemodellen, maar zal het zeker onvermijdelijk zijn. En natuurlijk moeten al deze wijzigingen op een gegeven moment weer ongedaan worden gemaakt.

Als je de salarisadministratie niet naar de cloud heeft verplaatst en nog steeds handmatige of meerdere platforms gebruikt, wordt deze uitdaging alleen maar groter. Voeg hieraan toe dat vele van de payrollteams nu op afstand werken, en je een enorm GDPR- of gerelateerd gegevensbeschermingsrisico hebt om toe te voegen aan je lijst met uitdagingen.

Wij kunnen jouw payroll op ons nemen

Elk land, en in sommige gevallen staten, territoria of zelfs regio’s, hebben hun eigen programma’s voor het behouden van banen.

Om deze reden wenden veel bedrijven zich tot ons. Niet alleen om de salarisadministratie te beheren, maar om het potentiële risico van niet-conforme salarisadministratie daadwerkelijk weg te nemen. Dit is een kost die geen enkel bedrijf op dit moment nodig heeft.

Als toegewijde payroll-serviceprovider zijn we ingesteld om wijzigingen te beheren. We hebben ook capaciteit waar de meeste van onze klanten dat niet hebben. Waar payroll is geïntegreerd met cloud HCM’s, is dit voor ons heel gemakkelijk om op afstand te doen. Waar dat niet het geval is, is het nog steeds mogelijk met toegang tot uw systemen.

Laten we als voorbeeld van de toekomstige uitdagingen die we voor jouw kunnen aanpakken het UK verlofprogramma als voorbeeld bekijken.

Onze collega’s van Alight hebben hier alle details besproken; Een gids voor organisaties die verlof in het VK implementeren in onze gecombineerde COVID-19 Updates for Employers Toolkit, maar ik zal hier even ingaan op de onmiddellijke uitdaging van het payrollteam en hoe we kunnen helpen dit voor je te beheren, zodat jij je kunt concentreren op de core payroll services.

De omvang van de administratieve uitdaging voor payrollteams

  • Op de eerste dag dienden 140.000 Britse bedrijven zich in bij de HMRC voor het baanverlofprogramma van Coronavirus.
  • Aanvragen kunnen alleen worden gedaan voor medewerkers die vóór 19 maart 2020 op de loonlijst stonden.
  • Dit zijn ongeveer een miljoen werknemers, die allemaal moeten worden beheerd in het loonproces van hun bedrijf. Dit aantal zal naar verwachting groeien tot 8 miljoen.
  • Naast de 80% van maximaal £ 2.500 pm die de Britse regering betaalt, kunnen werkgevers ervoor kiezen om bij te vullen als ze daarvoor kiezen. Een verdere administratieve update.
  • Na zes dagen wordt het geld van de overheid aan het bedrijf betaald en worden de gebruikelijke inhoudingen hierop in mindering gebracht, rekening houdend met het mogelijk lagere salaris en veranderingen in de bijdragen die hierdoor kunnen ontstaan.
  • De aanvankelijke verlofperiode van drie maanden kan worden verlengd. Als dit niet het geval is, zijn verdere wijzigingen nodig in de loonlijst. Dit kan ook de start betekenen van het ontslagoverleg en de voorbereiding op de aan werknemers te betalen betalingen.

Toptips om de salarisadministratie draaiende te houden

  • Documenteer en onderhoud alle loonbeleid, procedures en best practices en update deze dagelijks
  • Houd werknemersgegevens up-to-date voor het in aanmerking komen van voordelen, verzekeringsdekking, vrijstellingen, veranderingen in rol / afdeling, functiewijzigingen, besparingen, enz.
  • Verander wijzigingen in de werknemersstatus voor belastingdoeleinden
  • Bereken belastingen (federale en staatsbelasting en sociale zekerheidsbelastingen)
  • Doe verslag over belastingen, sociale zekerheid, inhoudingen, verlof, arbeidsongeschiktheid, niet-belastbaar loon, enz
  • Blijf op de hoogte van wijzigingen in wetten en bedrijfsbeleid
  • Update het bedrijf bij over deze wijzigingen
  • Bereken de betalingen voor de sociale zekerheid, werkloosheid, werknemersvergoedingen en uitkeringen van werkgevers
  • Stel regelmatig managementrapportages op
  • Communiceer regelmatig met HR en Finance.

Wat kunnen we leren van de COVID-19-ervaring

Ten eerste dat payrollteams niet alleen sleutelfiguren zijn. Eens nogal aan de kant gezet, is de payroll-afdeling van vitaal belang gebleken. Plots staat het werk van deze teams in de schijnwerpers.

Er wordt nu een nieuwe woordenschat gebruikt in de vergader- en eettafels. Verlof. Niet eerder een algemeen discussieonderwerp, het is er nu één waar veel bedrijven en huishoudens hun toekomst op baseren.

Wat veel bedrijfsleiders tijdens de COVID-19-uitbraak hebben gerealiseerd, is dat loonadministratie niet alleen een kwestie is van het berekenen van cijfers. Het is een voortdurend bewegend wetgeving mijnenveld.

We hebben de afgelopen weken vernomen dat een gedecentraliseerd salarismodel niet duurzaam is op lange termijn. Ten eerste kan het zich niet aanpassen in een crisis van wereldwijde omvang.

Het kan ook niet meegroeien met een bedrijf. Er is geen ruimte voor innovatie, er is geen transparantie en er is geen one-source gegevensbron. Dit is essentieel voor bedrijfsplanning, zoals veel bedrijven hebben ontdekt. Het kan niet centraal worden beheerd en het is een dure, risicovolle benadering van salarisadministratie.

Alleen door een uniforme benadering van wereldwijde payroll te gebruiken, kunnen organisaties de effectiviteit en flexibiliteit bieden die nodig zijn voor de payroll-functie in een wereld die wereldwijd meer wordt beïnvloed dan we ons ooit hadden voorgesteld.