Covid-19 Future of work

Kantoorruimte? Hoe staat het met de infrastructuur?

Door de COVID-19-pandemie hebben veel werkgevers moeilijke personeelsbeslissingen moeten nemen. Velen die in staat zijn, hebben ook kantoren gesloten en hebben hun personeel op afstand laten werken. Dit heeft hun IT-infrastructuur onder druk gezet. Op afstand werken is in theorie prima. Maar de praktische aspecten – vooral als het om IT gaat – zijn niet zo eenvoudig. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste implicaties voor de infrastructuur waarmee je rekening moet houden wanneer veel medewerkers vanuit huis werken.

Uitrusting

Hebben al jouw werknemers op het basisniveau laptops? Zo niet, dan moet je kijken hoe ze hun werk zonder kunnen doen. Verstuur je de desktop-pc’s naar hun huis? Of geef je ze toegang tot je systemen met hun eigen apparaten door middel van een token? Dit kan enkele beveiligingsproblemen veroorzaken als het niet correct wordt gedaan. Kan jouw IT-team ook voldoende ondersteuning bieden? Dit kunnen leveren is belangrijk als jouw team langere tijd thuis moet werken.

Veiligheid

Veilig online zijn is essentieel. Dit wordt vergroot wanneer veel van jouw medewerkers op afstand werken en ze allemaal inbellen vanaf verschillende locaties. Robin Haughan, CIO en CTO bij Alight | NGA HR zegt: ‘Het is belangrijk om op je hoede te zijn voor zaken als phishing-scams. Cyberaanvallen zijn geavanceerder dan ooit. ‘ Hij voegt eraan toe: “Cyberaanvallers kijken naar de sociale media-accounts van mensen (LinkedIn, Facebook) om erachter te komen waar ze aan werken. Ze gebruiken deze informatie om te proberen toegang te krijgen tot de systemen van een bedrijf ‘ Het geven van tips en training aan medewerkers die op afstand werken, moet verplicht zijn om het risico op een cyberaanval te verkleinen.

Het thuis

Het is niet alleen online beveiliging. Wanneer mensen vanuit huis werken, kan het huis zelf een veiligheidsrisico vormen. Als een werknemer in een gedeeld huis woont, kunnen hun huisgenoten mogelijk gevoelige informatie bekijken of openen. Dit kan een onschuldige fout zijn, maar bedrijven moeten zich bewust zijn van dit soort problemen wanneer ze het aantal mensen dat vanuit huis werkt vergroten. Dit was misschien minder een probleem toen we alleen vertrouwden op hooggeplaatste werknemers die we ‘vertrouwden’ om vanuit huis te werken. Maar nu op afstand werken op alle niveaus gebruikelijk is, zijn er veel meer potentiële veiligheidsrisico’s dan ooit tevoren. Niet alleen de beveiliging wordt beïnvloed door thuiswerken. Met videoconferenties de enige manier waarop mensen elkaar hebben kunnen ontmoeten tijdens de COVID-19, kunnen de achtergronden die mensen op camera hebben interessant zijn. Met Zoom en MS Teams kunnen gebruikers hun achtergronden kiezen. Echter, om professioneel te blijven, zouden bedrijven personeel kunnen aanmoedigen om een selectie van door bedrijven goedgekeurde achtergronden te gebruiken. Dit is vooral belangrijk bij het virtueel ontmoeten van klanten.

Infrastructuur

Infrastructuur is een belangrijk onderdeel om op afstand te werken – dit geldt voor zowel de servers als de thuisnetwerken van werknemers. Als werknemers internetverbindingen van slechte kwaliteit hebben, kan dit zowel frustratie als inefficiëntie veroorzaken. Servers moeten ook meer externe werknemers kunnen ondersteunen. Als dit niet het geval is, kan dit de algehele productiviteit beïnvloeden. Het zijn niet alleen werknemers die proberen in te loggen op systemen die sinds de COVID-19-pandemie onder druk staan. Van een bedrijf waarvan we op de hoogte zijn, kan 30% van de medewerkers tegelijkertijd op afstand werken. Momenteel werken ze echter op bijna 100% van hun personeel op afstand. Dit heeft anekdotisch de algehele efficiëntie met 20% verlaagd als gevolg van latentie. Het is belangrijk dat jouw servers en systemen de extra vraag kunnen opvangen. Het is ook logisch om dit als vanzelfsprekend te doen, omdat na deze gebeurtenissen er nog meer vraag naar werken op afstand kan zijn.

Systemen

Bedrijven die met cloudgebaseerde systemen werken, hebben werknemers gemakkelijker kunnen overzetten naar thuiswerken dan bedrijven die afhankelijk zijn van werknemers die inloggen vanaf een kantoorlocatie. Dit toont de waarde aan die de Cloud biedt. Vóór cloudsystemen was het voor werknemers veel moeilijker om op afstand te werken. Nu wordt het belang van locatie in twijfel getrokken, omdat je nu echt overal kunt werken.

De toekomst van het kantoor

Het is duidelijk dat COVID-19 een impact zal hebben op hoe we werken. Zeker als meer mensen vaker thuis werken. Mogelijk is er nog steeds behoefte aan een ‘thuisbasis’ waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, maar deze kunnen aanzienlijk kleiner zijn en zich mogelijk in goedkopere gebieden bevinden, omdat mensen er mogelijk niet vaak naartoe hoeven te reizen. Er zullen momenten zijn dat mensen persoonlijke ontmoetingen zullen hebben en teams kunnen voorstellen om dit wekelijks of maandelijks te doen. Robin Haughan zegt echter: “Bedrijven zullen moeten coördineren wanneer ze elkaar ontmoeten. Normaal gesproken zeggen veel teams dat ze elkaar elke woensdag op kantoor zullen ontmoeten. Maar als alle teams dit doen, is het op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag stil op kantoor. Maar op woensdag kan er overcapaciteit zijn.” Bedrijven zullen daarom teams op afstand nauw moeten coördineren, zodat ze de kantoorruimte optimaal kunnen beheren. Dit wordt een groter probleem als bedrijven besluiten dat ze geen grote kantoren meer nodig hebben op locaties in het stadscentrum, omdat er dagelijks minder mensen naar kantoor komen.

Toekomstig kantoorontwerp

Als meer werknemers thuis zijn, zullen bedrijven ervoor moeten zorgen dat hun werknemers een goede opstelling in huis hebben. Karl Carty Senior Designer bij Morgan Lovell zegt “COVID-19 heeft begrijpelijkerwijs geleid tot een grootschalige discussie in onze branche over de toekomst van werkplekontwerp.”

Agile office design

Voorbeeld van agile office design. Source: Morgan Lovell

“Mensen hebben zich gerealiseerd dat ze met succes vanuit huis kunnen werken.” “Maar naarmate de weken van afsluiting voorbijgaan, hebben mensen zich gerealiseerd dat er nog steeds behoefte is aan een kantoor. Maar de functionaliteit ervan zal vervormen tot meer ‘agile’.” Hij voegt eraan toe: “Bureautafel ratio’s zullen verminderen en er zal aandacht worden besteed aan samenwerkingsinstellingen.” Onze Alight | NGA HR ervaring is dat we een groot aantal medewerkers hebben die al op afstand werken, wat ons in staat heeft gesteld om de hoeveelheid kantoorruimte die we wereldwijd nodig hebben te verminderen. Dit hebben we kunnen doen omdat we hebben geïnvesteerd in onze infrastructuur en systemen. Het is wat we doen, dus we oefenen wat we prediken en kunnen adviseren hoe jij dit ook optimaal kunt doen.

De toekomst is nu

Het lijkt bijna alsof de manier waarop we werken van de ene op de andere dag is veranderd. De infrastructuur van sommige bedrijven heeft het beter gedaan dan andere met de overstap naar thuiswerken over de hele linie. Over het algemeen lijkt het erop dat de infrastructuur van veel bedrijven zich heeft kunnen aanpassen. Nu de overstap naar meer thuiswerken eerder een onvermijdelijkheid dan een mogelijkheid is, zullen bedrijven hun HR-systemen, technologie en infrastructuur voortdurend moeten upgraden om hiermee om te gaan.