Cloud Payroll

Heb je tijd?

Een verrassend aantal bedrijven worstelt met het beheren van tijd in hun bedrijf.

Het onjuist registreren van tijd op jouw systeem is een van de belangrijkste oorzaken van salarisfouten. Niet iedereen is zich bewust van de nuances die het beheer van tijd en aanwezigheid (T&A) met zich meebrengen.

Een medewerker klokt bijvoorbeeld in, maar vergeet uit te klokken. Of een manager keurt overuren niet goed, zodat deze niet op de loonstrook van de werknemer verschijnen. Deze problemen maken het managen van tijd een behoorlijk complex proces.

Hier bekijken we de tijd en hoe we die kunnen beheren. Om te beginnen kan timemanagement worden onderverdeeld in twee verschillende categorieën; negatief en positief. Deze twee categorieën weerspiegelen de verschillende manieren waarop mensen werken.

Negatieve tijd

Negatieve tijd meet de T&A voor werknemers die in een ‘traditionele 9 tot 5’ werken. Deze mensen hebben een vast werkpatroon. Als een werknemer werkt volgens de geplande werktijd, is er geen aanvullende gegevensinvoer vereist en wordt zijn maandsalaris uitbetaald.

Alleen afwijkingen worden geregistreerd. Afwijkingen zijn onder meer; overuren, afwezigheden, vervangingen of wachtdiensten. Een tijdbeheerder registreert dit meestal of het wordt gedaan door Self Service.

Positieve tijd

Positieve tijd is echter iets gecompliceerder. Dit is waar werknemers een ‘geplande werktijd’ kunnen hebben die vooraf is gedefinieerd en vastgelegd als stamgegevens. Alle geplande gewerkte uren worden geregistreerd, evenals eventuele afwijkingen. Dus als er geen tijd wordt verzonden, worden er geen uren betaald.

Dit type tijdmanagement wordt gebruikt in banen waar mensen ‘in- en uitklokken’ of misschien voor werknemers die op contractbasis werken.

We hebben ook een webinar georganiseerd over Time & Workforce Management; bekijk de recording hier

Methoden om tijd te beheren

Er zijn een aantal oplossingen om tijd te beheren. Deze variëren afhankelijk van de complexiteit. Het is mogelijk om tijdregistratieoplossingen te plotten op een continuüm van negatief naar positief.

Op het meest basale niveau beheren oplossingen zoals Workday, SuccessFactors of Oracle negatieve tijd en registreren basisverzuim en aanwezigheid.

Hoe complexer het tijdbeheer wordt, d.w.z. wordt positiever, des te meer verfijning en functionaliteit is vereist om hiermee om te gaan.

Bewegend langs het continuüm van negatieve tijd naar positief tijdbeheer, worden er hogere eisen aan het systeem gesteld. De zeer gespecialiseerde tijdbeheermodule van Kronos maakt bijvoorbeeld ploegplanning en -afhandeling, roostering, vervangingen en integratie met externe klokapparatuur mogelijk.

We kunnen je helpen de tijd te bepalen

Onze NGA Time-module (aangedreven door SAP) beheert de tijd van een eenvoudige negatieve tijdoplossing tot een meer complexe positieve tijdoplossing.

Bovendien kan NGA Time worden geïntegreerd met bestaande HR-informatiesystemen (HRIS). Het maakt een interface met onze hrX-module en verzendt gegevens naar waar deze ook heen moeten. Bijvoorbeeld voor salarisadministratie of prestatiebeheer.

Toekomstig tijdbeheer

Dit kan de manier waarop bedrijven tijd beheren te vereenvoudigen. Het geeft echter wel een beknopt inzicht in timemanagement. Door de jaren heen is timemanagement geëvolueerd naarmate bedrijven erom vragen.

Bijgevolg zullen er in de toekomst veel meer uitdagingen zijn in de manier waarop bedrijven hun tijd beheren. De groei in de ‘gig-economie’ en meer mensen die op afstand werken, brengt grote uitdagingen en kansen met zich mee.

Bedrijven zullen daarom ongetwijfeld steeds geavanceerder worden in het omgaan met tijd. Zeker met de groei van personeel dat op afstand werkt, kunstmatige intelligentie en robotica.

De tijd zal echter uitwijzen hoe deze dingen uitpakken.

We hebben ook een webinar georganiseerd over Time & Workforce Management; bekijk de recording hier