COVID-19

Espacios, distancias, personas – ¿Estás listo?

Debido a la pandemia del COVID-19, muchas empresas han tenido que tomar decisiones difíciles que afectan a su personal. Muchas de las que han podido hacerlo, también han cerrado oficinas y han hecho que su personal trabaje de forma remota. Esto ha ejercido mucha presión sobre su infraestructura de TI.

En teoría, trabajar de forma remota es una buena alternativa, sin embargo, los aspectos prácticos, especialmente cuando se trata de TI, no son tan sencillos. Echemos un vistazo a algunas de las implicaciones clave de la infraestructura que se debe tener en cuenta cuando muchos de los empleados trabajan desde casa.

Equipamiento

En primer lugar, ¿todos sus empleados tienen ordenadores portátiles? Si no es así, entonces necesita ver cómo pueden hacer su trabajo sin ellos. ¿Les puede enviar los ordenadores de escritorio a sus hogares? ¿O les permite acceder a sus sistemas con sus propios dispositivos utilizando un token? Esto puede causar algunos problemas de seguridad si no se hace correctamente.

Además, ¿puede su equipo de TI proporcionar el apoyo adecuado? Poder proporcionar este soporte es importante si su equipo necesita trabajar desde casa durante un período prolongado.

Seguridad

Mantenerse seguro y protegido trabajando online es vital. Esta necesidad se incrementa cuando muchos de sus empleados trabajan de forma remota y se están conectando desde diferentes ubicaciones.

Robin Haughan, CIO y CTO en Alight NGA dice: “Es importante estar atento a cosas como las estafas de phishing. Los ciberataques son más sofisticados que nunca “.

Agrega: “Los ciberatacantes observan las cuentas de redes sociales de las personas (LinkedIn, Facebook) para averiguar en qué están trabajando y usan esta información para tratar de tener acceso a los sistemas de una empresa.”

Dar a los empleados que trabajan de forma remota consejos y capacitación para mantenerse seguros en línea debería ser obligatorio para reducir el riesgo de un ciberataque.

El hogar

No es solo la seguridad en línea. Cuando las personas trabajan desde casa, la casa misma puede ser un riesgo para la seguridad. Si un empleado vive en una casa compartida, sus compañeros de piso podrían ver o acceder a información confidencial.

Esto podría ser un error inocente, pero las empresas deben ser conscientes de este tipo de problemas al aumentar el número de personas que trabajan desde casa.

Esto puede haber sido un problema menor cuando solo “empleados de alto nivel” trabajaban desde casa, sin embargo, ahora trabajar de forma remota es común en todos los niveles y existen muchos más riesgos potenciales de seguridad que nunca.

No solo la seguridad se ve afectada por trabajar desde casa. Con la videoconferencia, la única forma en que las personas han podido reunirse durante el COVID-19, también hay que considerar los fondos que se utilizan al usar la cámara.

Las plataformas Zoom y MS Teams permiten a los usuarios elegir sus fondos. Sin embargo, para mantener la profesionalidad, las empresas deberían indicar al personal como utilizar una selección de fondos corporativos aprobados. Esto es particularmente importante cuando se reúne virtualmente con clientes.

Infraestructura

La infraestructura es una pieza clave al trabajar de forma remota; esto se aplica tanto a sus servidores como a las redes domésticas de sus empleados.

Si los empleados tienen conexiones a Internet de baja calidad, esto puede causar frustración y ser ineficiente. Los servidores también deben ser capaces de soportar más trabajadores remotos. Si no pueden, esto podría afectar la productividad general.

Es importante que sus servidores y sistemas puedan hacer frente al aumento adicional de la demanda. También tiene sentido hacer esto como algo normal ya que, después de esta situación excepcional, trabajar de forma remota puede ser aún más demandado.

Sistemas

Las compañías que operan con sistemas basados en la nube han podido hacer la transición de los empleados para trabajar desde casa más fácilmente que las compañías que dependen de los empleados que inician sesión desde una oficina.

Esto demuestra el valor que ofrece la nube. Antes de los sistemas en la nube, era mucho más difícil para los empleados trabajar de forma remota. Ahora se pone en duda la importancia de la ubicación, ya que realmente ya se puede trabajar desde cualquier lugar.

El futuro de la oficina

Está claro que el COVID-19 tendrá impacto en cómo trabajamos, especialmente si más personas trabajan desde casa con más frecuencia.

Puede que todavía sea necesario tener una “base de operaciones” donde las personas puedan reunirse, pero estas podrían ser significativamente más pequeñas y tal vez, ubicadas en áreas de menor coste ya que las personas necesitarán acudir allí con menos frecuencia.

Habrá ocasiones en que las personas mantendrán reuniones cara a cara y los equipos podrán organizarlas semanal o mensualmente.
Sin embargo, Robin Haughan dice: “Los equipos de las empresas tendrán que coordinarse. Si muchos equipos deciden que se van a reunir en la oficina todos los miércoles, entonces la oficina estará vacía los lunes, martes, jueves y viernes. Sin embargo, los miércoles puede estar saturada”.

En consecuencia, las empresas deberán coordinar estrechamente los equipos remotos, de modo que puedan administrar de manera óptima el espacio de oficina.

Este será un problema mayor si las empresas deciden que ya no necesitan grandes oficinas en ubicaciones del centro de la ciudad, ya que menos personas viajarán diariamente a la misma.

Futuro diseño de oficina

Si hay más empleados trabajando en casa, las empresas deberán asegurarse de que sus trabajadores tengan instalaciones adecuadas en sus hogares.

En las oficinas que permanezcan, las compañías probablemente tendrán que repensar los espacios que tienen. No solo en dónde están ubicados, sino también en cómo se usan los espacios. Tal vez las grandes oficinas son cosa del pasado.

El COVID-19 ha provocado una discusión a gran escala sobre el futuro del diseño del lugar de trabajo.

Diseño de oficina ágil

Ejemplo de diseño de oficina ágil. Fuente: Morgan Lovell

“Las personas se han dado cuenta de que pueden trabajar desde casa con éxito. Sin embargo, a medida que pasan las semanas de aislamiento, la gente se da cuenta de que todavía existe la necesidad de una oficina, pero su funcionalidad se transformará en algo más “ágil”. El número de puestos de trabajo físicos individuales se reducirán y habrá un enfoque más centrado en entornos colaborativos”.

La experiencia de Alight NGA es que tenemos una gran cantidad de empleados que ya trabajan de forma remota, lo que nos ha permitido reducir la cantidad de espacio de oficina que necesitamos a nivel mundial.

Pudimos hacer esto ya que hemos invertido en nuestra infraestructura y sistemas. Practicamos lo que predicamos y podemos también aconsejarle sobre cómo hacerlo de manera óptima.

El futuro es ahora

Parece que la forma en que trabajamos ha cambiado de la noche a la mañana. La infraestructura de algunas empresas se ha adaptado mejor que otras con el cambio al trabajo remoto en todos los ámbitos.

En general, parece que la infraestructura de muchas empresas ha podido adaptarse. Sin embargo, dado que el paso al aumento del trabajo remoto es más que una posibilidad, las empresas tendrán que actualizar continuamente sus sistemas, tecnología e infraestructura de Recursos Humanos para hacer frente a esta situación.