Payroll: una guida completa

Il pagamento puntuale degli stipendi al personale è solo uno degli aspetti del payroll: questa guida ti spiega perché.

Ogni mese, il team HR deve gestire stipendi, benefit, indennità per ferie o malattia e altri aspetti legati alla retribuzione del personale. E, per le società che operano su scala globale, la gestione del payroll multi-country nell’ambito delle realtà legislative dei vari paesi è ancora più complicata.

Per questo abbiamo preparato un pratico documento riassuntivo sui servizi di payroll.

Cos’è il payroll?

Con il termine payroll ci si riferisce a tutte le attività amministrative connesse alla retribuzione del personale, dal pagamento degli stipendi al calcolo di benefit e contributi.

Paghe e contributi

I datori di lavoro sono tenuti a retribuire il personale in modo accurato e puntuale in conformità ai termini contrattuali. La corretta gestione di paghe e contributi è un requisito di legge la cui inosservanza non solo ha un ovvio impatto sui dipendenti, ma è anche punibile con sanzioni amministrative.

La contabilità paghe e contributi può essere tenuta manualmente o gestita tramite soluzioni software; ad occuparsene è in genere il reparto amministrativo o un fornitore esterno di servizi di payroll.

Benefit per i dipendenti

Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni offrono ai dipendenti pacchetti di benefit che includono, ad esempio, un’assicurazione sanitaria o un’auto aziendale.

Alla fine di ogni anno fiscale, queste informazioni vanno incluse nelle dichiarazioni tributarie per il paese di esercizio. Garantire l’accuratezza di tutti i dati sui benefit è un altro dei compiti che spettano al responsabile del payroll.

Assenze

Per l’organizzazione è importante tenere traccia delle assenze per malattia, ferie, congedi parentali o altri permessi. L’integrazione automatica del payroll con gli altri dati HR offre notevoli risparmi di tempo e risorse.

I sistemi di gestione del capitale umano (HCM, Human Capital Management), come SuccessFactors, Workday e Kronos Human Capital, possono integrarsi in maniera semplice con le tue soluzioni payroll; ciò riduce la potenzialità di errore e rende la gestione delle paghe più completa e accurata.

Normative fiscali e giuslavoristiche

La gestione del payroll delle imprese che operano in più paesi è ulteriormente complicata dalla necessità di adeguarsi a normative fiscali diverse e poco conosciute. In questi casi, l’esternalizzazione del processo rappresenta una valida soluzione per non affrontare lo stress di navigare tra diverse legislazioni.

Vanno anche considerate le normative sul lavoro, che variano di paese in paese e sono soggette a continue modifiche. Il compito dei payroll manager non è quindi facile, in particolare nelle aziende che operano su scala globale.

Per queste ultime, anzi, affidare la gestione dei servizi paghe a terze parti specializzate nel diritto del lavoro e nelle normative fiscali di ogni singolo paese può essere essenziale.

Lavoratori con contratto temporaneo
e collaboratori a progetto

La diffusione della “gig economy” ha un impatto crescente anche sui servizi di payroll. Il libro paga include sempre più lavoratori interinali e collaboratori a progetto e la normativa sul diritto del lavoro è in rapida evoluzione.

In molti casi, queste nuove tipologie di lavoratori hanno accesso a benefit per i dipendenti non usufruibili in passato. Di conseguenza, è essenziale che i payroll manager rimangano aggiornati e utilizzino soluzioni payroll adatte a gestire i nuovi trend.

Fattori da considerare nella scelta di un servizio di payroll

Payroll multi-country

La gestione delle paghe su scala globale presenta difficoltà di natura legale, culturale, di conformità normativa e di qualità dei dati.

Abbiamo intervistato esperti della materia da tutto il mondo per scoprire quali dei 48 paesi oggetto di ricerca presentano le maggiori complessità nella gestione del processo. Leggi i risultati nel report sul Global Payroll Complexity Index disponibile qui.

User experience

L’affidabilità di un servizio di payroll dipende anche dalla sua integrazione con gli altri processi HR e dalla sua flessibilità d’uso. Ma come implementarlo senza ripercussioni sulla continuità operativa?

Questo whitepaper spiega nel dettaglio come formulare un business case per la trasformazione del payroll.

Come migliorare il sistema di payroll attuale?

L’integrazione del payroll con il time management e gli altri processi HR permette di ottenere un servizio affidabile, accurato e puntuale.

Per scoprire come Alight NGA HR può aiutarti a trasformare il tuo servizio di payroll, leggi queste pagine: