Covid-19

Il Payroll ai tempi del Covid19 in Italia

Come Marzo 2020 ha cambiato il mondo delle paghe secondo i nostri esperti

Dal 23 Febbraio, e ancor di più dal Decreto “Io resto a casa“, il quadro normativo in cui operano le Direzioni del Personale ha subito una drastica trasformazione. Quali difficoltà per chi deve pagare i dipendenti? Quali le soluzioni nel breve termine? Come farci trovare pronti in futuro?

Tempi di emergenza, foriere di nuove sfide per le persone, ma anche per le aziende nella conduzione del loro quotidiano. E se i non tecnici raramente si saranno chiesti quanto lavoro ci sia dietro il loro cedolino mensile, e come una piccola modifica legislativa ne possa alterare il risultato, noi di NGA – che del payroll abbiamo fatto il cuore della nostra attività – lo sappiamo invece per mestiere.

Abbiamo deciso, quindi, di interpellare i nostri esperti per farci dare la loro visione sull’impatto che l’intricata disciplina emergenziale emanata in Italia nel mese di Marzo per fronteggiare la crisi sanitaria ha avuto sulle Amministrazioni del Personale dei nostri clienti.

L’incertezza come inedito scenario operativo

Innanzitutto chiariamo quali elementi della nuova normativa abbiano messo maggiormente in difficoltà le Direzioni HR nel momento dell’applicazione della stessa. Come chiarito dai nostri Payroll Manager, a rappresentare il problema principale non sono state tanto – o solamente – le tempistiche di emanazione e avvicendamento dei vari provvedimenti, e conseguentemente la necessità per le aziende di recepire una tale mole di modifiche legali già nelle procedure di elaborazione delle paghe del mese in corso.

A determinare il vero quadro di smarrimento è stata l’incertezza attuativa (su beneficiari, eccezioni, periodo di vigenza, modalità di computo etc). I DPCM, così come redatti, non hanno infatti tenuto in considerazione le ricadute di ogni misura sull’intero sistema di norme, istituti ed enti che sovraintendono al processo payroll e alle attività post-paga (UNIEMENS, F24, altra reportistica di legge). Il ritardo con cui Ministeri, INPS, Agenzia delle Entrate e INAIL hanno diramato le circolari attuative ed interpretative di loro rispettiva competenza, oltre che la mancanza di coordinamento organico – fonte di sovrapposizioni e contraddizioni – ha poi aggravato la confusione operativa. Se pensiamo alla vastità e articolazione dei provvedimenti a cui il payroll ha dovuto conformarsi in un così breve lasso di tempo – assenze protette, casse integrazioni, bonus per i lavoratori che continuavano ad erogare la propria attività lavorativa in sede, alleggerimento temporaneo di alcuni carichi fiscali o contributivi per determinate categorie di dipendenti o imprese – possiamo comprendere in quale caos normativo si siano ritrovati ad operare le organizzazioni.

Il tema del costo del lavoro

Ma le modalità di applicazione diretta non sono state l’unico ambito sul quale gli specialisti payroll e time di NGA sono stati chiamati a supportare le organizzazioni e a fornire risposte corrette e tempestive. Un altro tema di forte coinvolgimento è stato quello – indiretto – del controllo del costo del lavoro. In un momento in cui la maggior parte delle aziende – e specialmente quelle non rientranti nei settori merceologici classificati come essenziali – subivano una forte, se non totale, contrazione dei volumi di vendita e di liquidità corrente, non era infatti pensabile esulare, nell’assumere decisioni gestionali HR, da valutazioni in termini di ripercussioni sul business. Qualche esempio puo’ essere utile alla comprensione: anticipare le prestazioni INPS con i fondi aziendali per assicurare continuità salariale ai dipendenti o no? Beneficiare del respiro offerto dalla CIG oppure resistere finchè possibile, magari chiedendo al personale di smaltire a rotazione qualche giorno del monte ferie?

I clienti hanno risposto a questa problematica con approcci molto differenziati: dai casi in cui si è dovuta privilegiare una minore pressione in termini di costo del lavoro a quelli in cui questo costo è stato persino incrementato attraverso accordi integrativi aziendali, volti ad introdurre migliorie rispetto al Decreto “Cura Italia” per sostenere reddito e morale dei dipendenti. Le decisioni sono dipese da una molteplicità di fattori: cultura aziendale, attenzione al welfare dei lavoratori, settore di appartenenza, impatto economico subito etc.

Una soluzione condivisa ad un problema comune

Ma come sono riusciti i nostri team ad affrontare questa complessità e sostenere le aziende clienti nell’arduo compito di riuscire a pagare il personale correttamente e in tempo? “La strategia vincente si può riassumere in una sola parola: teamwork”, commenta Silvia Tremolada, Key Account Manager di Alight | NGA, con un background professionale maturato proprio in ambito Payroll.

Innanzitutto internamente ad NGA, con la creazione di gruppi di lavoro che hanno creato, nonostante la remotizzazione resa necessaria dal distanziamento sociale, un coordinamento continuo tra gli specialisti dell’Area Normativa e quelli sul campo. I gruppi sono nati allo scopo di coniugare il lavoro giuslavoristico svolto quotidianamente dai Consulenti del Lavoro nella ricerca, esplicazione e sintetizzazione di tutti i decreti e circolari, con la pratica operativa degli esperti funzionali e tecnici, in grado di rappresentare i diversi scenari applicativi e le casistiche speciali maturate presso i vari clienti. I tavoli congiunti hanno permesso la definizione di una strategia d’azione e di linee guida implementative comuni a tutta NGA Italia, frutto del consolidamento del più ampio spettro di professionalità e di possibilità applicative. I nostri clienti hanno potuto così beneficiare di questa forza, che è poi quella tipica di un service partner: la forza dei molti e delle molteplici esperienze (le cosiddette best practice) che possiamo dispiegare nell’aiutarli a risolvere i loro problemi.

La collaborazione è stata anche esterna: innanzitutto, con le Amministrazioni del Personale dei clienti, con i quali si sono costruiti tavoli misti di analisi e coordinamento; ma anche con tutto il loro network, fatto di associazioni di categoria, rappresentati sindacali e uffici legali. Si è trattato di un imponente gioco di squadra, dove gli sforzi di tutti sono stati messi a fattor comune per il raggiungimento dell’obiettivo.

“Un particolare grazie va ai nostri ragazzi per il grande senso di partnership che li ha distinti in questa circostanza: per essere stati sempre a fianco dei clienti, lavorando anche nei weekend per realizzare la loro missione, per aver proattivamente incentivato la ricerca di soluzioni, oltre che per l’incomparabile guida che hanno saputo offrire nelle scelte di adozione delle misure più idonee”

— aggiunge Silvia.

Ripensare la business continuity e la collaborazione

Non sappiamo cosa ci attenderà ad Aprile e nei prossimi mesi. Resta valida l’incertezza temporale delle misure attuali e la loro eventuale estensione, cronologica o di perimetro; sicuramente si prevede l’arrivo di nuovi strumenti a supporto dell’economia e dei redditi. Ma il successo ottenuto in questa prima sfida normativa ( ma anche fisica e sociale), tanto grande quanto imprevedibile, ci dà la fiducia necessaria per affrontare con serenità quelle che verranno.

Concludiamo, augurandoci di aver fornito qualche utile spunto a tutte le Direzioni del Personale, che oggi si trovano a vivere un momento di grande criticità. Un momento sicuramente duro e stressante, ma che può anche costituire un’opportunità per ripensare, su basi più solide e digital-oriented, il modello attuale di gestione delle Risorse Umane e la strategia di “business continuity”.  Il domani dell’HR non potrà più fondarsi sul presupposto della presenza fisica del lavoratore e sulla collaborazione de visu, ma dovrà incorporare un’integrale revisione delle modalità operative e formative, che facciano proprie elementi di smartworking e di interrelazione in remoto. L’obiettivo di lungo termine che si impone a tutti noi è riuscire ad analizzare con lucidità il presente per individuare quegli elementi di successo che potranno rendere le nostre organizzazioni pronte ad assorbire i colpi di un futuro che si è dimostrato non sempre pronosticabile, qualunque sembianza esso assuma.

Questo blog vuole essere solo un primo incentivo ad aprire il dibattito sulle sfide che la pandemia Covid-19 sta ponendo alle aziende. Ne seguiranno altri (segui il nostro canale LinkedIn per non perdere i prossimi): saremo lieti di accogliere le vostre opinioni o i vostri suggerimenti per ulteriori approfondimenti dei temi che vi stanno più a cuore in quanto HR.

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