Un guide complet de la paie

En parcourant ce guide, vous allez découvrir que verser leur salaire à vos collaborateurs en temps voulu n’est qu’une facette de la paie.

Chaque mois, les professionnels RH ont une série de processus de gestion à accomplir : traitement des salaires et des avantages, suivi des congés et des jours de maladie, etc. La paie multi-pays et le respect de la législation du travail locale compliquent encore la tâche des sociétés internationales, bien évidemment.

Cette présentation pratique des services de paie devrait vous aider à y voir plus clair.

Définition de la paie

La paie peut se voir comme un mot parapluie qui désigne l’argent que vous versez à vos collaborateurs, directement ou sous forme d’avantages, ainsi que la part revenant aux services fiscaux.

Paie

Le versement à date fixe de la paie, dont le montant doit aussi être correctement calculé, est un engagement contractuel de l’employeur. Tout manquement a des conséquences évidentes sur les salariés, mais la responsabilité juridique de l’entreprise est aussi engagée : le risque de poursuites ou l’obligation de verser un dédommagement sont à envisager.

Le traitement de la paie peut se faire manuellement, sous la direction d’un comptable, ou via une solution automatisée externalisée.

Avantages accordés aux collaborateurs

Dans la plupart des entreprises, les employés bénéficient de certains avantages en sus de leur salaire, une mutuelle complémentaire ou une voiture de société, par exemple.

À la fin de chaque exercice fiscal, les employeurs doivent déclarer aux services fiscaux de leur pays l’ensemble de ces avantages. C’est au responsable de la paie qu’il incombe d’en faire mention de façon précise et exhaustive.

Congés

Jours de congé, arrêts-maladie, vacances ou congé parental (entre autres)… les motifs d’absence sont variés. En intégrant la paie aux RH, vous faites correspondre les données nécessaires avec les feuilles de calcul. Bilan : vous gagnez du temps et vous vous simplifiez la tâche.

C’est exactement ce que font les systèmes de gestion du capital humain comme SuccessFactors, Workday et Kronos Human Capital. En adoptant une telle solution, vous limitez les risques d’erreur et vous gérez la paie avec plus de précision.

Réglementation fiscale et législation du travail

La paie multi-pays pose des problèmes spécifiques. La réglementation fiscale étant plus ou moins complexe selon les pays, vous pouvez vous épargner un stress inutile en externalisant la paie.

La législation du travail entre également en jeu. Chaque pays a la sienne et la fait régulièrement évoluer. Pour ne pas s’y perdre, les gestionnaires de paie ont parfois la vie difficile, et d’autant plus s’ils gèrent la paie pour plusieurs pays.

En conclusion, les entreprises internationales ont tout intérêt à confier la gestion de la paie à une société extérieure spécialisée dans la réglementation fiscale et la législation du travail des pays concernés.

Cas particuliers : CDD et
salariés occasionnels

La « gig-economy » se généralise et elle a un impact sur la paie. Le nombre d’employés en CDD augmente et leurs droits évoluent.

De nombreux salariés sous contrat bénéficient désormais d’avantages qui leur auraient échappé auparavant. Là encore, les gestionnaires paie RH doivent suivre de près les avantages existants et s’assurer que les systèmes de paie sont capables de suivre cette nouvelle tendance.

Critères de choix d’une solution de paie

Paie multi-pays

Les entreprises qui gèrent la paie dans plusieurs pays doivent régler certaines difficultés sur le plan juridique et culturel. La conformité réglementaire et la qualité des données sont également des points à prendre en compte.

Nous avons interrogé des spécialistes internationaux de la paie sur 48 pays pour savoir dans lequel la paie posait le plus de difficultés. Cliquez sur le lien pour consulter notre https://www.ngahr.com/fr/hr-libraries/index-mondial-de-complexite-de-la-paie”>Rapport de l’Index Mondial de Complexité de la Paie.

Expérience utilisateur

Un service capable de s’intégrer aux RH et d’offrir une vraie flexibilité à l’utilisateur permet de gérer la paie facilement et sans erreurs. La question est de savoir comment le mettre en place tout en poursuivant l’activité.

Pour y répondre et vous accompagner dans la modification de vos processus de paie, nous avons conçu un livre blanc qui vous guide dans l’élaboration de l’analyse de rentabilité. Cliquez sur le lien pour le consulter.

Mesures à prendre pour améliorer un système de paie existant

Pour bénéficier d’un service rapide, précis et fiable, vous devez connecter vos processus de paie à vos solutions de gestion des temps et d’administration RH.

Vous trouverez d’autres informations sur ce qu’Alight NGA HR peut apporter à vos processus de paie sur ces pages :