Digitalisation Paie

Gestion de la paie dans le Cloud : pourquoi y aller ?

La paie est un processus RH sensible qui nécessite de reposer sur une solution robuste. Depuis des décennies, l’efficacité des moteurs de paie dits « on premise » n’est plus à démontrer et chaque entreprise peut trouver la solution qui lui convient, associée au modèle de service approprié à ses besoins.

Pourtant, depuis une quinzaine d’années, via le Cloud, un vent nouveau souffle sur les RH et vient désormais bousculer les certitudes.

Le Cloud, à la fois mode d’hébergement et d’utilisation des solutions, d’abord appliqué à la gestion des talents, concerne aujourd’hui tous les grands processus RH.

Mais la paie est-elle un domaine fonctionnel qui se prête au mode Cloud ? C’est la question à laquelle nous allons tenter de répondre.

De la gestion des talents…à la paie

C’est aux alentours de 2005, qu’on a vu se populariser les premières solutions RH en mode SaaS (Software as a Service), terme qui laissera rapidement sa place à la dénomination, plus grand public, de Cloud.

Ce qui change la donne à l’époque ? On parle d’utilisation (location) d’un service, plutôt que de l’achat d’un progiciel. Il s’agit d’un nouveau modèle économique poussé par les éditeurs.

A l’origine, le terrain de prédilection de ces solutions se situe dans la gestion des talents au sens général : recrutement, évaluation de la performance, formation etc. On voit apparaître bon nombre d’éditeurs américains mais aussi, français, devenus des acteurs majeurs depuis. C’est un marché encore atomisé avec des offres très spécialisées, dites « best-of-breed ».

Vers 2010, ces mêmes éditeurs, forts de leur succès, commencent à compléter leur portefeuille de fonctionnalités. On parle de Suite RH. Certains éditeurs tels que Workday et SAP-SuccessFactors, allant même jusqu’à proposer un outil de gestion administrative déployable dans plusieurs pays, le Core HR.

Les années 2010 sont également marquées par des grands rachats, un des plus significatifs étant l’absorption de SuccessFactors par SAP en 2011 pour un montant de 3,4 milliards de Dollars. Le message est clair : pas question pour les éditeurs « traditionnels » (comprendre « on-premise ») de laisser se creuser l’écart avec les nouveaux entrants.

Toujours dans cette logique de suite RH et de modernisation de la technologie et du modèle économique associé, il n’est pas surprenant de constater que la paie n’a pas échappé à cette évolution.

On-premise Versus Cloud : le choc des modèles

Au-delà de la paie, et quel que soit le processus RH concerné, il est important de comprendre que le Cloud, est avant tout un modèle de service, une nouvelle logique qu’il est possible de résumer de la manière suivante :

Modèle on-premise

  • Hébergement et maintenance en interne (ou via des prestataires)
  • Solution et processus ultra personnalisés (customisation, développements spécifiques)
  • Coûts de licences, d’hébergement d’infrastructure et de maintenance (souvent répartis entre plusieurs prestataires spécialisés)

Modèle Cloud

  • Hébergement à distance (dans des environnements sécurisés et mutualisés, gérés par l’éditeur)
  • Solution et processus les plus standardisés possibles, développés à partir des meilleures pratiques constatées (une part de développement spécifique pour chaque client, étant néanmoins possible)
  • Facturation d’un service via un abonnement mensuel

Si l’on considère que bon nombre d’éditeurs ont annoncé ces dernières années, arrêter progressivement la maintenance de leurs solutions on-premise, on constate que la tendance Cloud est plus que jamais à l’œuvre.

Quelles tendances pour la paie ?

Les études de marché semblent confirmer le phénomène d’une transition progressive vers le Cloud, notamment pour la paie :

  • Les analystes prévoient une croissance du marché des solutions de paie dans le Cloud de 12% par an sur la période 2019-2021 (source : WG Reports) ;
  • 54% des entreprises estiment que leurs processus de paie mériteraient d’être optimisés (source : E&Y) ;
  • En 2020, 67% des infrastructures et solutions utilisées dans les entreprises sont hébergées dans le Cloud (source : E&Y) ;
  • 78% des entreprises qualifient d’important ou de très important le fait de faire délivrer une paie « globale » par un prestataire unique (source : Alight | NGA HR).

La paie, domaine fonctionnel soluble dans le Cloud ?
Chez Alight | NGA HR, nous pensons que la paie est un domaine fonctionnel qui se prête parfaitement au mode Cloud (ou SaaS) et ce, pour plusieurs raisons :

La complexité de la paie vient avant tout du réglementaire et donc du paramétrage correspondant. Ce paramétrage, s’il existe déjà comme c’est souvent le cas, peut désormais être facilement repris grâce à des méthodologies éprouvées, pour être transféré dans un environnement Cloud.

De manière générale, les processus de paie sont relativement standardisés. Même s’il existe des spécificités d’une entreprise à l’autre, des actions telles que les acomptes, la réconciliation des charges, l’édition des bulletins, les virements bancaires ou les interfaces comptables s’opèrent peu ou prou partout de la même manière. Le domaine fonctionnel paie permet donc de rentrer dans un standard, par définition, l’une des caractéristiques majeures du modèle Cloud.

Les systèmes sont souvent complexes et coûteux à administrer, impliquant coûts de maintenance, interfaces, prestataires divers. Le modèle Cloud se base une facturation à l’utilisateur et au mois. C’est un service intégré, très lisible d’un point de vue financier.

Enfin, les entreprises doivent bénéficier à la fois d’un système suffisamment robuste dans le temps mais également suffisamment agile pour pouvoir y intégrer rapidement les mises jour régulières des aspects réglementaires. Le Cloud permet de bénéficier nativement de processus optimisés, développés sur la base des meilleures pratiques du marché et des remontées régulières des utilisateurs auprès des éditeurs.

Les solutions elles-mêmes sont pensées pour les utilisateurs, s’appréhendent rapidement et sont souvent très complètes, intégrant la plupart des modules RH – GA, talent, recrutement, onboarding, analytiques… –  que l’on peut décider de déployer ou non.

Si tel n’est pas déjà le cas, le Cloud est un modèle à considérer pour la gestion de votre paie et, surtout, dans vos projets d’optimisation RH tels que l’harmonisation de vos solutions, l’adoption de pratiques similaires dans vos filiales ou la mise en place d’un Core HR.

Cet article est une première approche qui ne traite pas, par exemple, des modalités  relatives à une transition vers le Cloud. Il existe en effet différents paliers possibles pour passer d’un modèle on-premise à des solutions totalement gérées dans le Cloud.

Pour aller plus loin, je vous invite à revoir notre wébinaire Stratégies gagnantes pour une transition de la paie dans le Cloud et à prendre contact avec l’un de nos experts qui pourra prendre vos besoins en compte et vous orienter au mieux dans votre réflexion.

Patrick Gaspardo – Directeur Marketing Alight | NGA HR France