COVID-19

Planificación de turnos y Registro de Jornada en remoto en tiempos de COVID-19

No cabe duda de que estamos viviendo una situación excepcional provocada por la pandemia de COVID-19. Como consecuencia, las empresas acostumbradas a planificar turnos o registrar la jornada de forma física han tenido que adaptarse y aprender a gestionar a sus empleados en remoto, enfrentándose al reto de encontrar soluciones eficientes y de forma rápida con gran parte de la plantilla teletrabajando en sus casas.

Estas compañías, debido sobre todo a los constantes cambios en la demanda y en las necesidades de trabajo, han tenido que replanificar turnos y servicios y, en definitiva, el resto de sus actividades en un periodo muy corto de tiempo. Pensemos en los supermercados que modificaron horarios, en los servicios sanitarios que incrementaron su plantilla, e incluso en las fábricas, que establecieron turnos de producción que no existían.

Tanto durante el confinamiento como posteriormente, en alight-NGA hemos visto que buena parte de ellas se han centrado en organizarse (mayoritariamente de forma muy ágil) para permitir que sus empleados pudieran trabajar fuera de su puesto físico de trabajo sin apenas incidencias. Al hablar con los directores de RRHH al inicio de la pandemia, nos transmitían que su principal preocupación era, además de facilitar medios informáticos y habilitar conexiones a los sistemas de la compañía, encontrar una forma de proporcionar a los empleados los medios, las normas o incluso establecer políticas en un tiempo récord para que todos pudieran continuar con su labor.

Una vez pasado este primer impacto inicial, en muchas compañías vieron que, para cumplir con el Real Decreto-ley 8/2019, se estaban basando en terminales físicos de fichaje como relojes, sistemas de tornos o similares con los que registrar la jornada de sus empleados, momento en el que nos solicitaron apoyo para dar con alguna herramienta digital que les permitiera realizarlo en remoto y seguir cumpliendo con la legislación.

El siguiente paso, en el que muchas empresas están inmersas actualmente, consiste en organizar la vuelta de los empleados a su lugar de trabajo. Muchas están comprobado que la planificación de turnos es una herramienta muy importante y crucial para todas aquellas compañías que quieran adaptarse mejor tanto a los cambios de la demanda como a las nuevas normativas de prevención de la COVID-19.

La situación que estamos padeciendo ha hecho que una buena parte de las empresas – como las grandes superficies de consumo -, acostumbradas a realizar una planificación anual de turnos con modificaciones muy puntuales, se hayan visto obligadas a rehacer todas las planificaciones y los cuadrantes de servicios existentes para dar respuesta a los desafíos que se nos han ido planteando. También en oficinas o en algunas fábricas en las que no tenían un sistema de turnos implantado, han tenido que dividir a la plantilla en dos o incluso tres turnos para reducir el número de personas que están a la vez en un centro de trabajo, minimizando así la posibilidad de contagio.

Esto nos demuestra que, ahora más que nunca, la planificación de turnos aporta muchos beneficios a la compañía. Permite flexibilizar al máximo las jornadas de trabajo de modo que puedan responder a las necesidades del cliente de manera óptima, a las fluctuaciones de los pedidos de producción de forma ágil, o realizar un ajuste constante de la misma ya sea por cambio de las circunstancias o por las posibles bajas y contagios que pudieran producirse.

Por este motivo y en este escenario tan cambiante, disponer de herramientas de software ágiles e inteligentes para la planificación pasa de ser una ventaja competitiva a una necesidad.

Tanto para el registro de jornada como para la planificación de turnos, en alight-NGA contamos con más de 20 años de experiencia implantando y manteniendo software multisectorial, tanto para el área de servicios como para el área de manufactura o productiva como las soluciones SAP y, desde los últimos años, SuccessFactors y Kronos.

En el área de Registro de Jornada, podemos habilitar aplicaciones para que los empleados puedan registrar los fichajes desde el ordenador o desde el móvil de forma muy sencilla, incluso añadiendo funcionalidades de geolocalización. Todo ello con las reglas de registro y flujos de aprobación que las compañías quieran establecer.

Para la planificación de turnos, somos uno de los pocos partners en España que trabajamos con el software Kronos, líder mundial en gestión de tiempos y en especial en planificación de turnos. Kronos es una solución nativa, en la nube, accesible vía web que permite conectarse desde cualquier dispositivo con un navegador estándar a través de internet.

Cuenta con grandes funcionalidades de planificación automática de turnos incluyendo capacidades de inteligencia artificial para proponer la planificación más óptima. Si pensamos en retail, podríamos ver de forma rápida cuantas cajeras y reponedores debería haber en un horario determinado, e incluso qué plantilla necesitaríamos en una sección en concreto.

Además de estas sugerencias automáticas, tiene unas grandes capacidades de gestión de la excepción. Si un empleado comunica que no puede acudir al trabajo, es capaz de sugerir un listado de los empleados más adecuados para sustituirle en función de los criterios establecidos, sin violar las reglas laborales que tiene la compañía marcadas por su convenio o el convenio sectorial.

Uno de los puntos fuertes de todas nuestras soluciones es la capacidad de integración con las herramientas de gestión de RRHH y nómina que tenga la compañía. Por supuesto, se pueden integrar con SAP o SuccessFactors, pero también con otras herramientas del mercado que ya estén implantadas.

Si quieres conocer un poco más el funcionamiento de estas herramientas te invito a que eches un vistazo a este demo – webinar sobre EC&Kronos: Registro de Jornadas y Planificación de turnos en tiempos de COVID.

Roberto Reguera – Business Development Manager