Alles, was Sie über Payroll wissen müssen

Bei der Lohnabrechnung geht es nicht nur um die pünktliche Zahlung von Gehältern – das zeigt unser kurzer Leitfaden.

Jeden Monat jonglieren HR-Experten mit Gehältern, Mitarbeiter-Benefits, Urlaubs- und Krankengeld und vielen weiteren Posten, die in die Entgeltabrechnung gehören. Kompliziert wird es, wenn Unternehmen international tätig sind und eine länderübergreifende Lohnabrechnung benötigen, die das Arbeitsrecht der einzelnen Länder berücksichtigt.

Mit diesem praktischen Leitfaden möchten wir ein wenig Licht ins Dunkel bringen und erläutern, worum es bei Payroll-Services eigentlich geht.

Was versteht man unter Payroll?

In der „Payroll“ (auch Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) werden alle Zahlungen aufgeführt, die Sie an Mitarbeiter leisten. Das umfasst nicht nur Gehälter, sondern auch auch Benefits. Auch die Steuern, die an das örtliche Finanzamt abzuführen sind, werden in der Payroll erfasst.

Payroll

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Gehälter ihrer Mitarbeiter in der exakten Höhe und zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt auszuzahlen. Wer hier schludert, schadet nicht nur seinen Mitarbeitern. Arbeitgeber sind per Gesetz dazu verpflichtet, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen. Bei Versäumnissen drohen Strafen oder Bußgelder.

Die Entgeltabrechnung kann manuell angefertigt oder mit Payroll-Lösungen automatisiert werden. Deshalb wird sie in der Regel von einem Buchhalter erstellt oder an einen Anbieter von Payroll-Services ausgelagert.

Mitarbeiter-Benefits

Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern neben ihrem Grundgehalt freiwillige Sozialleistungen oder Benefits. Dazu gehören auch Programme zur Gesundheitsvorsorge oder Firmenwagen.

Am Ende eines jeden Steuerjahres müssen Arbeitgeber ihrer nationalen Steuerbehörde alle Leistungen melden, die an Mitarbeiter geflossen sind. Der Payroll-Manager (oder Lohnbuchhalter) muss sicherstellen, dass alle Benefits korrekt gemeldet werden.

Fehlzeiten

Es ist wichtig, die Fehlzeiten von Mitarbeitern zu dokumentieren – ganz gleich, ob es sich um krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaub oder Elternzeit handelt. Deshalb ist es sinnvoll, die Payroll in die HR zu integrieren. Damit sparen Sie die Zeit und Mühe, die Sie ansonsten für die Abstimmung Ihrer Daten und Tabellenkalkulationen aufbringen müssten.

Mit Human Capital Management-Systemen (HCM) wie SuccessFactors, Workday und Kronos Human Capital ist die Payroll-Integration ein Kinderspiel. Auf diese Weise werden Fehler minimiert und Sie profitieren beim Payroll-Management von einer höheren Genauigkeit.

Steuer- und Arbeitsrecht der Länder

Es ist gar nicht so einfach, die Entgeltabrechnung für mehrere Länder zu erstellen, denn das Steuerrecht kann in anderen Ländern komplexer sein. Wenn man sich nicht durch das Gewirr internationaler Steuervorschriften kämpfen möchte, lagert man die länderübergreifende Lohnabrechnung also am besten an einen externen Anbieter aus.

Bei der Lohnabrechnung muss auch das Arbeitsrecht berücksichtigt werden, das sich von Land zu Land unterscheidet und regelmäßig geändert wird. Payroll-Manager müssen also ständig am Ball bleiben – insbesondere dann, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Länder erstellen.

Für weltweit tätige Unternehmen kann es deshalb eine Erleichterung sein, wenn sie ihr Payroll-Management in die Hände von Experten legen, die in den Steuer- und Arbeitsgesetzen der einzelnen Länder bewandert sind.

Was ist mit Zeit- und Leiharbeitern?

Die „Gig Economy“ ist auf dem Vormarsch – und das wirkt sich auch auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. In der Payroll werden beispielsweise immer häufiger Zeitarbeiter erfasst.

Aufgrund der neuen Rechtslage erhalten Leiharbeiter inzwischen Mitarbeiter-Benefits, die ihnen früher verwehrt blieben. Deshalb müssen Payroll-Manager immer genau wissen, welche Benefits gerade angeboten werden und sicherstellen, dass die Abrechnungssysteme diesen neuen Trends gerecht werden.

Was man bei der Auswahl einer Payroll-Lösung beachten sollte

Multi-Country Payroll

Die globale Lohnabrechnung stellt in rechtlicher und kultureller Hinsicht, aber auch in puncto Compliance und Datenqualität eine Herausforderung dar.

Wir haben weltweite Payroll-Experten befragt, um herauszufinden, welche Länder die komplexesten Anforderungen an den Payroll-Prozess stellen. Zur Auswahl standen 48 Länder auf der ganzen Welt. Die Ergebnisse können Sie hier in unserem „Global Payroll Complexity Index Report“ nachlesen.

Nutzererlebnis

Mit einem Payroll-Service, der die Lohnabrechung in die HR integriert und Nutzern ein agiles Vorgehen ermöglicht, ist eine zuverlässige und rechtssichere Entgeltabrechnung kein Hexenwerk. Aber wie gelingt die Integration ohne Unterbrechung des Geschäftsablaufs?

Hier gibt unser Whitepaper Aufschluss. Darin wird Schritt für Schritt erläutert, wie Sie einen Business Case für die Transformation Ihrer Payroll erstellen können.

Wie kann ich mein aktuelles Payroll-System optimieren?

Verbinden Sie Ihren Payroll-Prozess mit Ihren Zeit- und HR-Services, um eine fristgerechte, genaue und rechtssichere Abrechnung zu erstellen.

Auf den folgenden Webseiten erfahren Sie, wie Alight NGA HR Ihre Payroll transformieren kann: