Payroll

Lohnabrechnung optimieren – leicht gemacht

Derzeitig herrscht ein Aufräum-Fieber, das von der Bestsellerautorin und dem Star einer erfolgreichen Netflix-Serie, Marie Kondo, ausgelöst wurde. Ihre Bücher haben mehr als sechs Millionen Menschen dazu inspiriert, die Unordnung im Leben zu beseitigen und nur das zu organisieren und zu behalten, was wirklich wichtig ist.

Kondo verspricht revolutionäre Ergebnisse. Auch im Geschäftsleben können durch die Anwendung der sog. Konmari-Methode ähnliche Erfolge beim Aufräumen ausgelagerter, globaler Lohnabrechnungen erzielt werden.

Es kann kein Zufall sein, dass Marie Kondos Verlag ein Bild vom Himmel als Titelseite verwendet. Ist dies vielleicht eine Anspielung auf die Bedeutung der Cloud-Technologie für Lohnabrechnungen? Möglicherweise.

Es lassen sich noch mehr Parallelen zur Lohnabrechnung im Buch finden, die unsere These stützen:

Im Buch empfiehlt Marie Kondo: „Halten Sie jeden Gegenstand in der Hand und fragen Sie sich, ob er Ihnen Freude bereitet.“

Freude bereiten = Mehrwert erzeugen. Nur die Dinge, die dieses Kriterium erfüllen, sollten Sie aufbewahren, denn mit ihnen sind Sie wirklich verbunden. Diese Empfehlung ist leicht nachvollziehbar.

Das Äquivalent im Bereich der Lohnabrechnung ist, die Dinge nur dann zu behalten, wenn sie einen Wert schaffen. Abhängig von Ihrer Geschäftssituation kann der Wert der Lohnabrechnung in der Gewissheit liegen, dass Ihre Abrechnungssysteme exakt, konform und flexibel genug sind, um auf sich ändernde Marktbedingungen, gesetzliche Anforderungen oder das Unternehmenswachstum reagieren zu können. Denn wir dürfen nicht vergessen: Globale Lohnsabrechnungsprozesse sind sehr komplex.

Oder, wenn Sie bereits eine Basislösung einsetzen, können Sie deren Wert mit einem integrierten und einfachen Nutzererlebnis für Ihre Mitarbeiter steigern. Dazu gehören zum Beispiel ein mobiler Zugriff, eine benutzerfreundliche Oberfläche und hilfreiche visuelle Analysen Ihrer Abrechnungsdaten.

„Das Leben derer, die mit einem Schlag gründlich und vollständig aufräumen, wird sich ausnahmslos dramatisch verändern.“

Führen Sie eine sorgfältige Bestandsaufnahme durch. Kondo empfiehlt zunächst jedem Kunden, nach Perfektion zu streben. Sie bittet sie, alle Kleider aus jeder Schublade und jedem Schrank in jedem Raum zu sammeln.

Sobald alle Kleidungsstücke an einem Ort liegen, sind die Kunden überrascht und überwältigt von der schieren Menge. Unter dem riesigen Kleiderhaufen finden sie längst vergessene Artikel und abgenutzte, reparaturbedürftige oder einfach veraltete Kleidung.

Genauso untersuchen Payroll-Berater alles, vom Abrechnungskalender über die Einhaltung der Vorschriften bis hin zum Ressourceneinsatz. Die Überprüfung ist entscheidend, um die Effizienz zu steigern und eine ehrliche Beurteilung darüber vorzunehmen, ob es sinnvoll ist, die Lohnabrechnung selbst durchzuführen oder sie an Abrechnungsspezialisten auszulagern, die auf der Grundlage von Best Practices der Branche für Ordnung sorgen.

Folgende Punkte könnten bei der Untersuchung Ihrer Lohnabrechnung aufgedeckt werden:

  • Mangelhaft organisierte, überflüssige und unnötige Abrechnungsaufgaben
  • Kundenspezifische Berichte mit Daten, die in anderen Standardberichten bereits enthalten sind.
  • Mehrere Zahlungszyklen, die zusammengefasst werden können.
  • Die Einhaltung von veralteten Vorschriften
  • Das Fehlen eines Betriebskontinuitätsmanagements

„Um die Dinge, die Ihnen wichtig sind, wirklich zu schätzen, müssen Sie zuerst die Dinge wegwerfen, die ihren Zweck bereits erfüllt haben.“

Treten Sie den alten Gegenständen dankbar gegenüber. Externe Berater unterstützen Kunden, die Schwierigkeiten haben, Gegenstände zu entsorgen. Ganz gleich, ob es sich um ein Geschenk handelt oder um etwas, das sie schon seit langem besitzen, Kondo ermutigt ihre Kunden, Gegenstände mit Dankbarkeit loszulassen. In ihrer Netflix-Show beugt sie respektvoll den Kopf und dankt unbelebten Objekten mit aufrichtigen Abschiedsworten.

Bezogen auf Abrechnungsprozesse ist es das Ziel, alle schlechten Praktiken, wie späte und manuelle Eingaben und Off-Cycle-Verarbeitung, zu beseitigen und durch Best Practices zu ersetzen.

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen oder ausgelagert haben, wird dies ein gewisses Maß an Änderungsmanagement erfordern, aber der Nutzen kann die Investition bei weitem überwiegen.

Es ist wichtig, sich von alten Methoden zu verabschieden und zu akzeptieren, dass diese Ihrer zukünftigen Effizienz im Weg stehen:

  • Höhere Genauigkeit
  • Bessere Umsetzung der Vorschriften
  • Weniger Gehaltszyklen
  • Optimierung und Automatisierung der Lohnabrechnung durch Automatisierung

„Dramatische Umstrukturierungen bewirken dramatische Veränderungen. Sie revolutionieren tatsächlich die Zukunft.“

Visualisieren Sie eine wunderbare Zukunft. Sobald die Menge an Gegenständen reduziert wurde, beginnt deren Organisation.

Nach der Konmari-Methode liegt der Schlüssel zur Organisation in der Sichtbarkeit der Gegenstände. Aus diesem Grund ist das Stapeln von Kleidung in einer Schublade nicht erlaubt. Anstatt zu stapeln, schlägt Kondo vor, jedes Hemd so aufzurollen, dass man es aufrecht nebeneinanderstellen kann, damit nichts unter einem Stapel verborgen bleibt.

Die Organisation von Daten ist ebenso wichtig. Abrechnungsdaten, die in aussagekräftigen HR-Analysen ausgewertet und in leicht verständlichen Dashboards bereitgestellt werden, machen die Informationen verwertbar.

Länderübergreifende Lohnabrechnungsservices, die erkennen lassen, wo und wodurch die Kosten innerhalb jeder Abteilung oder jedes Landes entstehen, ermöglichen es Führungskräften, bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn Überstunden oder Gehälter außerhalb der Norm nicht am metaphorischen unteren Ende des Stapels versteckt sind, kann ein Manager schnell reagieren und Veränderungen einleiten.

Menschen, die die Konmari-Methode anwenden, berichten von mehr Klarheit, höherer Entscheidungsfähigkeit und verbesserter Lebensqualität. Sie fühlen sich selbstbewusster und gewinnen ein Gefühl der Freiheit zurück, um neue Abenteuer zu beginnen.

Die Anwendung dieser Methode auf Ihre eigene Lohnabrechnung kann zu mehr Sicherheit, Zeitersparnis, geringerem Risiko und minimiertem Verwaltungsaufwand führen. Dadurch bleibt mehr Zeit, um sich auf die Kernziele des Unternehmens zu konzentrieren, Umsatz zu generieren und sich Kunden zu widmen. Letztendlich ist es ganz einfach und sicherlich etwas, das wirklich Freude bereiten kann!

Mai 17, 2019