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HR-Abrechnung und Zeitwirtschaft – 5 Zukunftstreiber für den Schritt in die Cloud

Das Thema externe Cloud-Lösungen für den HR-Bereich kommt in Schwung. Lange Zeit standen Personaler dem Bereitstellungsmodell gerade in den Bereichen Abrechnung und Zeitwirtschaft verhalten gegenüber. Das lag vor allem in Sicherheitsbedenken gegenüber der Public Cloud begründet. Die Skepsis hat sich im praktischen Einsatz jedoch nicht bestätigt. Tatsächlich steigt die Datensicherheit nach einer Umstellung häufiger an, als dass sie abnimmt.1 Im Jahr 2020 wird sich der Innovationsstau daher weiter lösen. Aktuelle Zukunftstreiber für Abrechnung und Zeitwirtschaft leisten der Entwicklung zusätzlich Vorschub.

Zukunftstreiber #1
Agilität gewinnt an Bedeutung

Der Aufbau einer agilen Organisation steht bei Unternehmen weit oben auf der Agenda. Bei einer Befragung im Raum DACH hat über die Hälfte der Teilnehmer dem Thema eine hohe bis sehr hohe Relevanz zugesprochen. 69 Prozent gehen davon aus, dass die Bedeutung in den nächsten drei Jahren weiter zunimmt. Stand heute verfügen 13 Prozent der Firmen über ein agiles HR-Management, dieser Anteil soll sich bis 2021 mehr als verdoppeln.2

Im Hinblick auf das Ziel Agilität können Personalabteilungen sich mit Cloud-Lösungen wie SAP® SuccessFactors® Managed Payroll von NGA HR spürbar von administrativem Ballast befreien. Denn der Bereich Abrechnung und eitwirtschaft ist alleine schon durch die stetige Vielzahl an gesetzlichen und tariflichen Änderungen aufwendig in der Verwaltung. Wer die Tätigkeitsfelder auslagert, braucht sich um die Aktualisierung von entsprechendem Wissen und Technologien nicht mehr zu kümmern. Ebenso wenig wie um die Pflege und Wartung der Softwaresysteme. Ressourcen up to date und konstant verfügbar zu halten, ist dann Sache des Cloud-Providers. Der Umfang derDienstleistungen lässt sich dabei frei skalieren und jederzeit an die geschäftliche Entwicklung anpassen. Ein weiterer Pluspunkt für die Agilität im Personalwesen.

Mit der reinen Übernahme des Aufgabenbereichs ist es jedoch nicht getan. Im Zuge der Cloudifizierung von Abrechnung und Zeitwirtschaft sollte der Prozess als Ganzes verschlankt und beschleunigt werden. Das ist zum Beispiel durch die Automatisierung von Routineaufgaben und Genehmigungsverfahren oder funktionelle Erweiterungen möglich. Wie das in der Praxis aussehen kann, veranschaulichen die folgenden drei Anwendungsbeispiele:

Drei Anwendungsbeispiele
Mit der Lösung für Managed Payroll den Hebel Agilität in der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft ansetzen

1 Beispiel Retail: AmRest Holdings SE, eines der größten Gastronomie-Unternehmen Europas, betreibt mit fast 45.000 Beschäftigten ein typisches People Business. Dabei wurde die Beschäftigtenzahl allein im Jahr 2018 um 15.000 neue Mitarbeiter erhöht. Auch in Zukunft stehen bei dem Konzern, besser bekannt durch Marken wie Starbucks, Burger King oder Kentucky Fried Chicken, die Zeichen auf Wachstum.

Um den hiermit verbundenen Anstieg des HR-Aufwands besser abfangen zu können, entschied man sich für die Einführung der Cloud-Lösung SAP® SuccessFactors®. Darüber kann etwa ein Restaurantleiter den kompletten Einstellungsprozess selbstständig abwickeln, wobei sichergestellt ist, dass die richtigen Gehaltsvereinbarungen getroffen werden. So verkürzt sich die Bearbeitungszeit von Tagen auf Minuten und bei den Kosten ergibt sich ein Einsparpotenzial von 10 bis 60 Prozent.

2 Beispiel zielorientierte Steuerung von Nebenleistungen: Cloud-Lösungen sind besonders im Vertrieb hochinteressant, wenn es darum geht, Boni, Prämien oder Reisekosten effizient zu managen. Der Sales-Mitarbeiter kann die Daten, etwa zu einem Vertragsabschluss, selbstständig in das System eingeben. Die Erfassung ist auch von unterwegs und zeitlich unabhängig möglich. Die Prämien werden dann automatisiert berechnet und zeitnah für die Abrechnung zur Verfügung gestellt.

3 Beispiel Manufacturing: Immer mehr Fertigungsunternehmen betreiben eine Rund-um-die-Uhr-Produktion, auch am Wochenende laufen die Maschinen. Das funktioniert jedoch nur mit ebenfalls durchgängig verfügbarer IT-Unterstützung. Professionelle Cloud-Provider stellen sich durch flexibel definierbare Servicezeiten auf diese Anforderung ein. 24/7 ist beispielsweise genauso möglich wie Support von 7:00 bis 21:00 Uhr. Inhouse lassen sich solche Modelle nicht ohne Weiteres umsetzen.

Zukunftstreiber #2
Das Kerngeschäft wird gestärkt

Wie lässt sich die Konzentration auf das Kerngeschäft fördern? Die Auslagerung nicht wertschöpfender Tätigkeiten zählt schon seit langem zu den probaten Mitteln. Gerade Branchen wie Fertigung, Handel, Konsumgüter oder Finanzen setzen in den letzten Jahren wieder verstärkt darauf. Eine Entwicklung, die 2020 weiter an Tempo gewinnen wird.

HR-Abrechnung und Zeitwirtschaft zählen hierbei zu den häufigen Outsourcing-Objekten, denn sie haben den Status von notwendigen, aber lästigen Nebenaufgaben. So ist die Umsetzung mit einer großen Detailfülle verbunden, zum Beispiel bedingt durch zunehmend komplexe Gehalts- und Zeitmodelle. Immer mehr Unternehmen planen, sich davon zu befreien

„Ein Autohersteller möchte Autos bauen und sich nicht um Abrechnung und Zeitwirtschaft kümmern. Hier sind Dienstleister gefragt, die diese Tätigkeiten tagein tagaus machen, die sich damit auskennen und auch den Legal Watch im Markt miterledigen können.“

Rüdiger Gritzbach,
Senior Projekt Manager und Solution Architect, NGA Human Resources

Zukunftstreiber #3
People Engagement kommt in Fahrt

Mitarbeiter und Führungskräfte stärker in Personalabläufe einbinden und sie in die Lage versetzen, Vorgänge eigenständig auszuführen: Die Idee des People Engagements findet in der Berufswelt immer breitere Zustimmung. Hinter diesem Trend steht jedoch wesentlich mehr als eine reine Aufgabenverlagerung von der HR-Abteilung zu den Beschäftigten bzw. den Chefs. Es geht darum, Prozesse neu zu definieren und effizienter zu gestalten. In diesem Sinne muss der Hebel dort ansetzen, wo auch die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung der Daten stattfindet. Das sind oft die Anwender selbst. So ist es um einiges zeitsparender, wenn Abwesenheiten online vom Beschäftigten beantragt, automatisch vom Cloud-System geprüft und zeitnah vom Vorgesetzten freigegeben werden, ohne Zwischenschritt über das HR-Büro.

Der Nutzen zeigt sich auf allen Ebenen: Die HR-Abteilung wird von Routineaufgaben entlastet, Mitarbeiter können selbstbestimmter agieren und Führungskräfte gewinnen durch die direkte Kommunikation und eine bessere Entscheidungsführung an Zeit.

Anwendungsbeispiel
Gehaltsprozess modernisieren – People Engagement stärken

Gehaltsrunden lassen sich im Zeitalter des People Engagement einfacher, schneller und flexibler gestalten. Dazu werden für die Lohnerhöhungen im Vorfeld ein Range, zum Beispiel von ein bis fünf Prozent, und ein Maximalbetrag definiert. Innerhalb dieser Vorgaben können die einzelnen Fachbereiche dann eigenverantwortlich agieren, Gelder leistungsbezogen verteilen und die getroffenen Vereinbarungen anschließend selbst im Softwaresystem bestätigen. Vorgesetzten gibt das die Möglichkeit, individueller auf die Performance von Mitarbeitern einzugehen und ihnen eine direkte Rückmeldung dazu zu geben.

Zukunftstreiber #4
HR-Systeme brauchen eine Verjüngungskur

Die Zeit für eine technologische Erneuerung ist reif. Systeme für Abrechnung und Zeitwirtschaft wie SAP Human Capital Management (SAP HCM) haben den Höhepunkt ihres Lebenszyklus überschritten. Das bedeutet einen immer stärkeren Anstieg des Aufwands für Pflege und Wartung. Zudem ist es kaum noch möglich, die Software up to date zu halten, denn neue Funktionalitäten lassen sich nicht oder nur schwer einbauen. Einige dieser Lösungen wurden in den letzten Jahren bereits vom Markt genommen. SAP HCM ist noch bis 2025 als On-Premise-Lösung verfügbar, durch Nutzung einer Zwischenlösung unter der SAP HANA-Datenbank kann das Wartungsfenster bis 2030 verlängert werden.

Fazit: Unternehmen müssen in die Cloud – und sind auch bereit dazu. Zwei von drei Firmen in Deutschland setzen heute bereits auf Cloud-Computing, weitere 21 Prozent planen den Einsatz.3 Der HR-Bereich steht aufgrund seiner wachsenden strategischen Bedeutung für das Business dabei besonders im Fokus. Für Tätigkeitsfelder wie Recruiting, Personaladministration oder Talent Management wurden in den vergangenen Jahren bereits verstärkt Cloud-Lösungen realisiert. Jetzt ziehen Abrechnung und Zeitwirtschaft nach.

Sanfte Landung in der Cloud

Für einen weichen Übergang in die Cloud steht das Kombimodell für SAP SuccessFactors Managed Payroll. Es richtet sich an SAP-On-Premise-Kunden, die HCM-Module für Abrechnung und Zeitwirtschaft im Einsatz haben. Ihnen bietet sich die Möglichkeit, Standard- in Subscriptions-Lizenzen umzuwandeln und die Software künftig sozusagen im Abonnement zu beziehen. SAP-Partner wie NGA übernehmen und betreiben dabei die Systeme. Die Leistung wird nutzungsbezogen nach Mitarbeiter und Monat abgerechnet. Nahezu die gesamte HCM-Suite lässt sich so cloudifizieren, wobei die gewohnte Funktionalität der Tools vollständig erhalten bleibt. Die Umstellung ist für die Anwender also gering und das Unternehmen profitiert von besser kalkulierbaren Kosten

Zukunftstreiber #5
Der Fachkräftemangel erfordert Gegenstrategien

Der Kampf um Talente, den das Personalwesen täglich führt, macht auch vor den eigenen Reihen nicht halt. Gerade die Aufgaben rund um Abrechnung und Zeitwirtschaft scheinen auf Berufseinsteiger wenig Anziehungskraft auszuüben.

Angesichts des wachsenden Personalengpasses bietet es sich an, den Aufgabenbereich auszulagern – an einen externen Dienstleister mit Spezialisierung auf HR und in dessen Rechenzentrum. Bei SAP und Partnern kommt dabei die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors zum Einsatz. Der Kunde erhält beides: aktuelles Fachwissen zum Abrechnungsprozess ebenso wie umfassende IT-Kompetenz.

„Den Unternehmen fehlt hier inzwischen der Nachwuchs. Unserer Erfahrung nach befindet man sich in der klassischen Abrechnungsabteilung mit Mitte vierzig noch im jugendlichen Alter.“

Rüdiger Gritzbach,
Senior Projekt Manager und Solution Architect, NGA Human Resources

Die wichtigsten Anforderungen an Cloud-Provider

  • Verfügbarkeit kompetenter Ansprechpartner
  • Nachweisbarkeit erforderlicher HR-Qualifikationen
  • Betreuung von Kunden in ihrer Landessprache
  • Single Point of Contact mit kurzen Reaktionszeiten
  • Abbilden aller gesetzlichen Standards
  • Verständnis und funktionelle Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen
  • sichere System-Performance
  • Interface-Kompatibilität für abteilungsübergreifende Bereitstellung der HR-Daten
  • Erweiterbarkeit der Cloud-Lösung

1 KPMG + Bitkom Research GmbH: Cloud-Monitor 2018
2 Hays + Institut für Beschäftigung und Employability IBE: HR-Report 2018, Schwerpunkt Agile Organisation auf dem Prüfstand
3 KPMG + Bitkom Research GmbH: Cloud-Monitor 2018

Oktober 18, 2019