Payroll

3 gute Gründe, die Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft in der Cloud zu betreiben

Kontakt

Informationen und deren Bereitstellung sind ohne IT nicht mehr ausreichend zu strukturieren und zu verarbeiten. Das Personalwesen ist da keine Ausnahme, verfügt es doch über eine breite Struktur an Daten für die Administration, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Qualifikationen und Organisation. Nukleus der HR-IT sind die Personalabrechnung und -verwaltung, die aus Sicherheitsgründen oft in einem eigenen System und allenfalls über Schnittstellen mit der übrigen Unternehmens-IT verbunden sind. Nicht selten werden Daten aber auch noch manuell mit Hilfe von Reports ausgetauscht. Die Anforderungen an die Nutzung von Personaldaten steigen aber in allen Bereichen eines Unternehmens.

Als Erstes gingen die Stellenausschreibungen, dann das Recruiting neue Wege. Der Weg führte direkt in Cloud-Lösungen. Jobbörsen sind heute allseits akzeptiert und wehe, wenn das eigene Recruiting-System nicht mit den gängigen Jobbörsen zusammenarbeiten kann. As Nächstes geriet die Personaladministration unter Druck.

  1. HR-Cloud-Lösungen überzeugen aufgrund sofort nutzbarer Vorteile:

  • Kombination von Stellenbörsen, Recruiting-Systemen und der Personaladministration sind ohne zusätzliche Firmen-IT und ohne Systembruch zu realisieren.
  • Die Daten sind auf Wunsch ohne zeitliche und räumliche Begrenzung verfügbar.
  • Der Nutzer hat ein gemeinsames „Look & Feel“ über alle Anwendungen hinweg.
  • Self-Services mit Workflow und Genehmigungsprozesse erschließen neue, effektive Funktionalitäten.

Ein Bereich, der besonders profitiert, sind die Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft. Für den Schritt in die Payroll-Cloud spricht eine Vielzahl von Gründen. Wir wollen uns auf drei konzentrieren.

3 gute Gründe, die Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft in der Cloud zu betreiben

#1: Geringere Fixkosten

Wenn Personaladministration, Recruiting, Talentmanagement und die Nachfolgeplanung nicht mehr auf der firmeneigenen HR-IT arbeiten, verbleiben Abrechnung und Zeitwirtschaft als letzte Nutzer. Das belastet diese Anwendungen mit höheren Fixkosten. Als logischer Schritt folgte, Abrechnung und Zeitwirtschaft ebenfalls in die Cloud zu überführen. Zumal bei einigen Abrechnungssystemen eine weitere Herausforderung sichtbar wird:

#2: Auch Software altert

So steigt der Aufwand, das Abrechnungssystem auf dem gesetzlich neuesten Stand zu halten. An neue, effektivere Funktionen ist nicht mehr zu denken. In manchen Fällen sind Abrechnungssysteme durch die Hersteller bereits vom Markt genommen worden, da sie nicht mehr wartbar waren. Für SAP HCM-Kunden zeichnet sich außerdem eine tiefgreifende Zäsur ab: SAP hat angekündigt, seine HCM On Premise-Welt in der jetzigen Form nur noch bis 2025 zu warten. Danach wird zumindest eine Umstellung auf SAP HANA® notwendig.

#3: Cloud-Lösungen erreichen selbst in hochsensiblen Bereichen hohe Akzeptanz

Mit der Personalabrechnung in die Cloud zu gehen, löste in der Vergangenheit bei vielen Personalern vielfältige Bedenken und Unbehagen aus. Werden doch die Gehaltsdaten, gerade in Deutschland, als höchst sensibel angesehen. Inzwischen nimmt die Akzeptanz gegenüber dem Bereitstellungsmodell Cloud in Deutschland zu. Immer mehr Bürger nutzen für ihre Einkommensteuererklärung ELSTER, eine Cloud-Lösung, die ähnlich sensiblen Daten verwendet wie die Abrechnung. ELSTER zeigt, dass die Akzeptanz für Cloud-Lösungen durchaus vorhanden ist, wenn potenzielle Anwender für sich ausreichend Vorteile erkennen. Laut Cloud-Monitor 2018 von Bitkom Research und KPMG setzen bereits mehr als ein Drittel der Firmen in Deutschland auf dieses Bereitstellungsmodell, weitere 27 Prozent planen die Nutzung.

Erfahren Sie mehr: Laden Sie kostenlos den vollständigen Report 2019 zu den Zukunftstreibern für Payroll-Cloud herunter.

Um jedoch eine möglichst hohe Nutzerakzeptanz zu erreichen, müssen folgende Mindestanforderungen erfüllt sein:

  • Die Cloud-Anwendung sollte intuitiv bedienbar sein und situationsabhängige Hilfen enthalten.
  • Der Schutz vor Datenmissbrauch muss jederzeit gewährleistet werden.

Was bedeutet das für die Personalabrechnung?

Sollten Unternehmen erst einmal nur mit den Personalstammdaten in die Cloud gehen? Dann entsteht Kostendruck, weil die Abrechnung somit der letzte Nutzer des SAP-ERP-HCM Systems ist. Dazu kommt der höhere Wartungsaufwand. Weiterentwicklungen sind eher ausgeschlossen. Zusätzlich müssen noch Daten mit dem (cloudifizierten) Personalverwaltungssystem ausgetauscht werden. In die Cloud zu folgen, erscheint da als probates Mittel, wenn da nicht die jahrelangen Investitionen in das Abrechnungssystem wären.

Die Gehaltsabrechnung ist durch Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, betriebliche Übungen, aber auch durch vielfältige Benefits und Altersversorgungszusagen (AVmG!) recht komplex geworden. Meist kommen auch vielfältige Anforderungen der Zeitwirtschaft hinzu.

Eine Ablösung der bestehenden Abrechnung und Zeitwirtschaft ist daher aufwendig und gefürchtet. Ältere Kollegen erzählen genüsslich von den Schwierigkeiten der damaligen Einführung, von Überstunden und Noteinsätzen. Da fällt die Entscheidung schwer, Neues zu wagen und in die Cloud zu gehen. Andererseits wird nicht zu Unrecht gemutmaßt, dass die neue Cloud-Lösung (noch) nicht den Reifegrad und die Funktionalität der gewohnten und mit viel Aufwand eingerichteten Abrechnung und Zeitwirtschaft hat. Einen Ausweg bietet die Lösung SAP SuccessFactors Managed Payroll, die die SAP-ERP-Abrechnung, Zeitwirtschaft und Benefits „cloudifiziert“.

Sanfter Spurwechsel für die Payroll dank Cloud-Systemlösung

Eine bestechend einfache Art, die SAP-ERP-Abrechnung (und ggf. Benefits) und Zeitwirtschaft in die Cloud zu bringen, bietet die SAP Cloud-Lösung SuccessFactors Managed Payroll.

Die Personaladministration wird aus SAP ERP in Success Factors Employee Central (SF-EC) überführt. Die Personalabrechnung des SAP ERP (und ggf. die Zeitwirtschaft) wird als Kopie in ein Rechenzentrum (RZ) in Deutschland gebracht und mit SF-EC integriert. Durch das RZ in Deutschland sind alle Vorschriften des deutschen und europäischen Datenschutzes sichergestellt. Gleichzeitig werden auch die Vorgaben der deutschen Abgabenordnung erfüllt, die Daten für Prüfzwecke im Inland verfügbar zu halten.

Vorteile durch den sanften Wechsel in die Payroll-Cloud

  • Die gewohnte Funktionalität der Abrechnung und Zeitwirtschaft bleibt erhalten.
  • Neue Cloud-typische Funktionen wie Self-Services können mit SF-EC genutzt werden.
  • Die gesamte Compliance, Wartung und Pflege liegen beim Cloud-Anbieter.
  • Die bestehenden SAP-HR-Lizenzen werden von SAP übertragen. Das Modell der SAP SuccessFactors Managed Payroll wird durch NGA HR als Partner der SAP umgesetzt, wobei individuell weitere HR-Services durch das Unternehmen hinzugewählt werden können.
  • Das garantiert einerseits hohe Flexibilität und durch einen erfahrenen SAP-Partner eine hohe Qualität.

Vorteile im Verhältnis zur Neuimplementierung:

  • Erhalt der Historie der Abrechnung
  • Kurze Betriebsunterbrechung (je nach Kapazität max. drei Tage)
  • Geringer Schulungsaufwand
  • Hohe Akzeptanz durch Endanwender

Fazit: Der optimale Weg in die HR-Cloud ist individuell und abhängig von den Anforderungen, die das Unternehmen an HR stellt.

Die SAP SuccessFactors Managed Payroll ist für viele Nutzer von SAP ERP HCM ein attraktiver Weg in die Cloud bei minimiertem Risiko, geringeren Kosten und weniger Zeitaufwand. Um einen effektiven Übergang zu erreichen, muss der Weg in die Cloud jedoch individuell geplant und auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten werden.